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公司文件資料管理制度

時間:2022-03-09 14:51:46 公司文件資料管理制度 我要投稿

公司文件資料管理制度

  隨著社會不斷地進步,我們每個人都可能會接觸到制度,制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。那么什么樣的制度才是有效的呢?以下是小編整理的公司文件資料管理制度(通用7篇),僅供參考,希望能夠幫助到大家。

  公司文件資料管理制度1

  1目的

  為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定,實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況,特制定本制度。

  2適用范圍

  適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。

  3定義

  3.1文件:公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書,是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。

  3.2受控文件:需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

  3.3非受控文件:不受更改/修訂的控制,其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識,文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

  3.4外來文件:指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。

  4職責(zé)

  4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門,負責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作,并負責(zé)在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。

  4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負責(zé)人或者指定人員負責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

  4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)

  4.3.1各部門負責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。

  4.3.2管理者代表負責(zé)組織相關(guān)部門和人員負責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

  4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門,負責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。

  5文件分級分類

  5.1文件分級

  5.1.1一級文件:公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。

  5.1.2二級文件:規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。

  5.1.3三級文件:各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等,包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。

  5.1.4四級文件:表格、表單類文件,凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。

  6文件編號、標(biāo)識與控制

  6.1文件編號:[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

  注:各部門代號

  部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

  6.2文件的標(biāo)識與控制

  文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機構(gòu)的文件為受控文件,以編號為受控標(biāo)識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件,不作標(biāo)識;長期有效的文件予以編號和標(biāo)識,控制其發(fā)放,回收作廢失效版本;一次性或短時間有效的文件過期自然失效,以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識,不必跟蹤回收其過期版本。

  7文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布

  7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

  (1)公司級行政性文件:公司組織機構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告,由人事行政部負責(zé)編制。

  (2)公司級管理性文件:如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度,由各部門依本制度4.3條負責(zé)編制。

  (3)各部門行政性文件:各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告,由相關(guān)職能部門負責(zé)編制。

  (4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》,部門負責(zé)人審核,常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。

  (5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》,部門負責(zé)人審核,常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。

  7.2文件歸檔、發(fā)放、保管

  7.2.1文件歸檔

  (1)經(jīng)審批后的文件,人事行政部負責(zé)填寫“文件/記錄目錄”,并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

  (2)各部門收到的文件由部門負責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新,并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

  7.2.2文件發(fā)放

  公司受控文件、記錄由人事行政部負責(zé)按以下范圍發(fā)放:

  (1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;

  (2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;

  (3)各個部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本,人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量,填寫發(fā)放編號,并由領(lǐng)用者簽名。

  (4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件,收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。

  7.2.3文件保管與借閱

  (1)文件保管:所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門,文件持有者使用有效版本,并確保文件清晰易于識別。

  a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

  b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。

  c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。

  (2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù),各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”,管理文件的借出和歸還。

  (3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份,并作出版本標(biāo)識,采用密碼進行保護,限定查閱及使用范圍,由授權(quán)使用的人員進行操作。

  (4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職,應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。

  7.3文件的更改與回收作廢

  (1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時,由文件歸口部門提出,并實施具體更改工作,文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性,必要時相關(guān)的文件應(yīng)進行同步更改。

  (2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負責(zé)填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

  (3)文件修改內(nèi)容較少時,可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時應(yīng)進行換版。

  (4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為:每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次,即修改狀態(tài)號最高是10,當(dāng)超過10次時,文件換版,即由A版升為B版,以此類推。特殊情況下,換版不受此限制。

  (5)文件更改內(nèi)容必須及時到達文件使用場所,對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查,并確認更改效果。

  (6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題,提出文件更改意見。

  7.4文件的作廢與銷毀

  (1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時,原文件應(yīng)作廢收回,作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收,并登記標(biāo)明回收日期。

  (2)文件作廢或換頁換版時,對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀,并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中,若需保留作廢文件時要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。

  (3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。

  7.5外來文件管理

  (1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn);上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件,由人事行政部統(tǒng)一收集管理,并建立《外來文件清單》。

  (2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

  (3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后,交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行,履行完畢后,由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況,交檔案室備檔。

  7.6保密文件的管理

  7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責(zé)”為原則進行管理,秘密信息以載體形式歸檔后,交由檔案室負責(zé)管理。

  7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則:

  文件密級發(fā)放、傳閱范圍

  絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對信息形成部門的負責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認為需要讓其知悉的對象

  機密公司部門負責(zé)人以上人員,機密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認為需要讓其知悉的對象

  秘密公司部門主管級以上人員,秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認為需要讓其知悉的對象

  公司文件資料管理制度2

  一、總則及范圍

  為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件;項目資料;項目預(yù)算單、決算單的完整性,避免混亂,特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

  本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件;項目資料;項目預(yù)算單、決算單的管理。

  二、管理業(yè)務(wù)與分工

  1.技術(shù)部負責(zé)人。負責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。

  2.技術(shù)員。負責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術(shù)文件的管理工作。

  三、管理內(nèi)容與要求

  1.技術(shù)文件的種類

 。1)技術(shù)類文件

  由技術(shù)部負責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書。

 。2)管理類文件

  由技術(shù)部負責(zé)的項目的合同;項目資料;項目預(yù)算單、決算單等。

  2.文件登記

 。1)技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》,掌握技術(shù)部全部文件的情況。其臺賬應(yīng)包括:編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間。

 。2)文件接收后,技術(shù)員應(yīng)及時對文件進行分類編號并作記錄。

  3.文件的歸檔及保管

  技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進行保管。

  4.文件的借用

 。1)文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

  5.文件的修改與審批

 。1)當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時,由技術(shù)部該專業(yè)的工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負責(zé)人)分析確定是否需要修改。

 。2)技術(shù)文件確定修改后,由技術(shù)部該專業(yè)工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負責(zé)人)填寫《設(shè)計更改單》。

  《設(shè)計更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容:

  (a)技術(shù)文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號;

 。╞)更改理由;

 。╟)會審意見、會審簽名;

  (d)設(shè)計、工藝負責(zé)人簽名;

  (e)修改內(nèi)容和修改要求(以圖紙和文檔形式表現(xiàn))。

  (3)技術(shù)文件的xx與批準(zhǔn)

  一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計更改單》交技術(shù)部負責(zé)人進行xx和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定,會議通過審定后,由技術(shù)部負責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。

 。4)技術(shù)員接到《設(shè)計更改單》后,應(yīng)立即著手工作,更改時,必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性(圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外,應(yīng)同時將舊圖紙收回并登記)。

 。5)技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔(在登記時應(yīng)作出標(biāo)記)。

  公司文件資料管理制度3

  1 目的

  為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定,實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況,特制定本制度。

  2 適用范圍

  適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

  3 職責(zé)

  3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門,負責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作,并負責(zé)在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。

  3.2 總經(jīng)辦負責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

  3.3 各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負責(zé)人或者指定人員負責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

  3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)

  3.4.1 總經(jīng)辦負責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文(通知、通告)等文件。

  3.4.2 財務(wù)部負責(zé)制定公司財務(wù)管理制度文件。

  3.4.3 客服部負責(zé)制定公司客服管理制度文件。

  3.4.4 生產(chǎn)部負責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。

  3.4.5 質(zhì)檢部負責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件,并負責(zé)制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導(dǎo)書等文件。

  3.4.6 設(shè)計部負責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)輸出文件(設(shè)計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測試)等文件。

  3.4.7 工廠負責(zé)制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件(由打樣工廠負責(zé))。

  3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責(zé)人或指定人員編制,公司副總或部門負責(zé)人審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

  3.4.9 公司及各部門文件分發(fā)布前,應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案,并獲得文件號。

  3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布,依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。

  4.定義

  4.1 文件:公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書,是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。

  4.2 受控文件:需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件,

  4.3 非受控文件:不受更改/修訂的控制,其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識,文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

  4.4 外來文件:指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)

  5.工作程序

  5.1 文件的分類

  5.1.1 文件屬性分類

 。1)質(zhì)量體系文件:質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件。

 。2)行政性文件:公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

  (3)管理性文件:公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等,如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)流程等。

  (4) 技術(shù)性文件:產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。

 。5) 外來文件:國家有關(guān)法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。

  5.1.2 文件階層分類

 。1 ) 一階文件:公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質(zhì)量手冊。

 。2 ) 二階文件:公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

 。3 ) 三階文件:管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件等。

 。4 ) 四階文件:各記錄表單、報表等。

  公司文件資料管理制度4

  第一條為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,結(jié)合公司的實際狀況,特制訂本制度。

  第二條文件管理資料主要包括:上級函、電、來文,公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關(guān)方函、電、來文。

  第三條公文的簽收:凡來公司公啟文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員登記簽收

  第四條公文的編號保管:

  1.辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應(yīng)及時附上"外來文件流單",并分類登記編號、保管。

  2.公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室收發(fā)員進行登記編號保管,不得個人保存。

  第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

  1.凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件資料和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

  2.一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。

  3.為加速文件運轉(zhuǎn),辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊狀況例外)。

  第六條文件的傳閱與催辦。

  1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露資料。

  2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室,切忌橫傳,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見",辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

  3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的職責(zé),承辦部門接到文件應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如確系工作需要備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn),以防丟失。

  第七條發(fā)文的規(guī)定:公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責(zé)。

  第八條發(fā)文的范圍:

  1.凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。

  2.下發(fā)文件主要用于:(1)公布規(guī)章制度;(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件;(3)公布體制機構(gòu)變動或干部任免事項;(4)公布重大經(jīng)營管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定;(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;(6)其他有關(guān)重大事項;

  3.上行文件主要用于:(1)對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定;外發(fā)文主要用于:(2)同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。

  4.在日常經(jīng)營管理、技術(shù)工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。

  5.各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,能夠各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會議紀(jì)要。

  6.各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部門的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用公司名義發(fā)文。

  第九條發(fā)文程序規(guī)定:

  1.各部門需要發(fā)文,應(yīng)事先向辦公室提出申請;擬搞人應(yīng)填寫《發(fā)文擬稿單》,并詳細寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期;

  2.草擬文稿務(wù)必從公司角度出發(fā),做到狀況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點符號正確、書寫工整。

  3.辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、資料不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿;

  4.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿資料、質(zhì)量負責(zé));

  5.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理清楚;

  6.需經(jīng)會簽的文稿,由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽;

  7.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打印;

  8.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對,校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;

  9.文件打字后,由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實狀況。

  第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負責(zé)人同意后辦公室方可借閱。

  第十一條借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

  第十二條各部門應(yīng)指定一位職責(zé)心強的同志負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

  第十三條文件的歸檔范圍:

  以公司名義構(gòu)成的文件統(tǒng)一由辦公室負責(zé)歸檔;其它部門日常工作中構(gòu)成的活動資料,由各業(yè)務(wù)部門負責(zé)立卷歸檔。

  第十四條立卷要求

  1.文件立卷應(yīng)按照資料、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。

  2.立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,持續(xù)文件、材料的完整性。

  3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議構(gòu)成的文件材料,要及時立卷歸檔。

  4.上年度構(gòu)成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交,清單一式兩份。(交接部門各留存一份備查)。

  第十五條對于剩余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊,辦理銷毀手續(xù)。

  公司文件資料管理制度5

  為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時回收,確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性,特制定本規(guī)定。

  1、文件的發(fā)放:

  (1)財務(wù)部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件,各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件,由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

  (2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時,務(wù)必將文件打印并復(fù)印好,由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部,由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

  (3)任何文件,發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件,由部門負責(zé)人簽字接收。如部門負責(zé)人不在,由部門在場人員簽名代收。代收人務(wù)必負責(zé)及時將文件轉(zhuǎn)給部門負責(zé)人。需個人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”,并由個人親自簽字接收。

  (4)需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等),發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長級管理人員,再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個人。

  2、文件的更改:

  (1)任何原因造成文件的個別字句需要更改,且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀,由原編制構(gòu)成的部門負責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認可),連同編制構(gòu)成部門負責(zé)人的私章送原發(fā)放人,由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

  (2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字數(shù)多少和繁簡狀況,可到現(xiàn)場為原件人更改,也能夠收回后予以更改,再返還給原收件人。但在更改時務(wù)必用雙線劃掉原字句,在劃掉的字句對應(yīng)上方行距空間寫上新字句,并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負責(zé)人的私章。

  3、文件的換頁:

  (1)任何原因造成文件單頁大面積修改,需換頁的,由原編制構(gòu)成將需修改頁面進行修改并打印、復(fù)印好,由其部門負責(zé)人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認可)送原文件發(fā)放人,由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。

  (2)所有需換頁的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間,將原頁銷毀。

  4、文件的回收、作廢:

  (1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因,造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的,由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負責(zé)人,安排原發(fā)放人予以回收。

  (2)文件發(fā)放人在回收文件時,務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

  (3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門,對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

  (4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

  5、其它規(guī)定:

  (1)任何部門以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿,務(wù)必發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員,以便了解公司政策方向,根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進行修改,確保接口部門的相互配合。

  (2)無論部門或公司發(fā)放的'文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。

  (3)任何文件相關(guān)部門負責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達應(yīng)執(zhí)行的員工,認為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時,須向原發(fā)放部門提出申請,由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā),避免文件使用范圍失控,造成有效和無效版本的混淆。

  (4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的,發(fā)放人只需蓋上作廢章即可,不予收回,但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明,妥善保管,以便備查。

  (5)發(fā)放文件屬討論稿的,討論人組織討論結(jié)束后須按時交文件編制構(gòu)成部門。

  (6)文件發(fā)放人務(wù)必將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊,妥善保管,以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

  6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得將公司文件私自帶給給公司以外人員。則除承擔(dān)50元罰款外,對由此造成的一切后果負責(zé)。

  7、本規(guī)定各條款如有違犯,對職責(zé)人每次罰款50元,由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。

  公司文件資料管理制度6

  一、總則

  1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上持續(xù)強勢競爭力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

  2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料,確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。

  3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

  二、技術(shù)文件的編制

  1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

  具體包括:

  1)開發(fā)計劃階段:方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

  2)開發(fā)設(shè)計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。

  3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

  4)產(chǎn)品維護階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

  2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等務(wù)必貼合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

  3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負責(zé)。

  三、技術(shù)文件的提交

  1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中,設(shè)計人員務(wù)必按照技術(shù)文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作,以保證技術(shù)文件的完整性。

  2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段,設(shè)計人員都務(wù)必按時提交設(shè)計文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計人員都務(wù)必重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。

  3、設(shè)計文件的提交以starteam為準(zhǔn),設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

  4、對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進行刪除。

  四、技術(shù)文件的歸檔

  1、各相關(guān)負責(zé)人負責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制務(wù)必嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé)、權(quán)、利。

  2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期,設(shè)計、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

  3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進行總體簽署。

  4、各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后,方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。

  5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。

  6、歸檔文件時,須填寫《設(shè)計項目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。

  五、技術(shù)文件的借閱

  1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法持續(xù)不具權(quán)限的文件。

  2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并填寫《借閱登記表》,然后方可透過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進行查閱。

  3、對于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。

  4、如有特殊狀況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時,須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  5、文件閱覽之后,須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,并補充完整《借閱文件記錄表》。

  六、職責(zé)追究

  各部門應(yīng)嚴格遵守上述規(guī)定,若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件,公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰,情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。

  公司文件資料管理制度7

  第一條管理要點

  1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。

  2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

  3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫,統(tǒng)一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、資料等信息;措辭規(guī)范,表達無歧義。

  4、根據(jù)文件屬性、類別,對所有文件進行編號,根據(jù)編號定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。

  第二條制度規(guī)范

  1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責(zé)執(zhí)行。

  2、公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責(zé)起草,行政人事部負責(zé)審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。

  4、凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

  5、機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進行分類管理,定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。

  6、各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴格履行借閱手續(xù),對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

  7、辦公室管理人員對文件借閱狀況進行登記,做好借閱記錄并限期清退。

  8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

  9、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,需上報行政人事主管簽字批準(zhǔn),按照文件管理制度進行處理。

  第三條文件管理流程設(shè)計

  1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

  2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

  3、借閱流程:提出申請,辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

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