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人力資源檔案管理制度（精選17篇）
在生活中，人們運(yùn)用到制度的場(chǎng)合不斷增多，制度是維護(hù)公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編為大家收集的人力資源檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
人力資源檔案管理制度 1
第一條為加強(qiáng)檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱(chēng)檔案信息是指工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標(biāo)書(shū)、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測(cè)繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報(bào)表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類(lèi)檔案信息的'收集、整理、報(bào)送、存檔、應(yīng)用及管理工作。
第四條調(diào)度員、測(cè)繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和公司運(yùn)行管理部門(mén)是檔案信息資料的來(lái)源，負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報(bào)送工作。
第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類(lèi)編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)部門(mén)及時(shí)提供。
第七條舊管網(wǎng)改造時(shí)，由規(guī)劃建設(shè)管理部進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)繪，及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門(mén)提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的，應(yīng)同步更新。
第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類(lèi)檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。
第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從_年一月一日起執(zhí)行。
人力資源檔案管理制度 2
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實(shí)行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4、各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類(lèi)與歸檔
1、公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的`借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。
4、檔案借閱者必須做到：
①愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷(xiāo)毀
1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
人力資源檔案管理制度 3
一、嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類(lèi)規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類(lèi)承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的'正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
①文件材料齊全完整;
�、诟鶕�(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
�、鄹鶕�(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值、分類(lèi)、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
人力資源檔案管理制度 4
第一節(jié)員工招聘
一、招聘原則：用人唯賢、公開(kāi)、公平、公正，不拘一格選拔人才。
二、招聘條件：符合工作崗位所要求的年齡、性別、學(xué)歷、學(xué)位、專(zhuān)業(yè)、執(zhí)業(yè)資格、職稱(chēng)等條件，思維敏捷、實(shí)際工作能力強(qiáng)，具備較好專(zhuān)業(yè)知識(shí)，身體健康，政治面貌清楚。
三、招聘程序：
1、公司行政辦每年定期進(jìn)行人力資源盤(pán)點(diǎn)，全面了解各職能部門(mén)的崗位設(shè)置，人員及到崗情況，并擬定出公司年度人力資源配置計(jì)劃草案。
2、行政辦根據(jù)總經(jīng)理批準(zhǔn)后的人力資源配置計(jì)劃開(kāi)展具體招聘活動(dòng)。
四、招聘流程：
1、行政辦首先對(duì)應(yīng)聘人員填寫(xiě)的《應(yīng)聘人員登記表》及提供的相關(guān)資料(身份證、學(xué)歷證、職稱(chēng)證等)確認(rèn)真實(shí)有效的基礎(chǔ)上，對(duì)照應(yīng)聘崗位《職務(wù)說(shuō)明書(shū)》進(jìn)行初步篩選，確定符合條件的人員參加面試和復(fù)試。
2、應(yīng)聘人員的面試和復(fù)試由行政辦與用人部門(mén)經(jīng)理共同進(jìn)行(高級(jí)員工由總經(jīng)理進(jìn)行)。
五、聘用
1、面試和復(fù)試合格者由行政辦呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，發(fā)出聘用通知。被聘用員工與公司簽訂勞動(dòng)合同或用工協(xié)議(試用)并開(kāi)始進(jìn)入3個(gè)月的試用期。
2、行政辦組織開(kāi)展新員工的入職培訓(xùn)并與用人部門(mén)一道對(duì)員工試用期進(jìn)行跟蹤考核。
3、被聘用的新員工試用期發(fā)給試用期包干工資，試用期滿并經(jīng)考核合格的，公司將確定其正式工資級(jí)別并簽訂正式的勞動(dòng)合同或用工協(xié)議。
第二節(jié)勞動(dòng)合同
一、合同種類(lèi)：
1、試用期合同：新員工須經(jīng)過(guò)3個(gè)月試用期，其間與公司簽訂試用期合同。
2、正試合同：試用期滿經(jīng)考核合格，男45歲(含45歲)、女40歲(含40歲)以下，原無(wú)工作單位或雖有工作單位(行政、事業(yè)單位除外)但己與原單位解除勞動(dòng)關(guān)系的員工簽訂正式勞動(dòng)合同。
3、用工協(xié)議：試用期滿經(jīng)考核合格，除以上第2條規(guī)定以外的所有員工簽訂用工協(xié)議。
二、合同期限：
1、試用期合同期限為3個(gè)月。
2、正式勞動(dòng)合同(或用工協(xié)議)期限根據(jù)員工工作崗位等不同情況，分為以下兩種：
(1)公司與中、高級(jí)員工及骨干員工簽訂期限為3年的正式勞動(dòng)合同(或用工協(xié)議)，超過(guò)3年期限由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
(2)公司與普通員工簽訂期限為1年的正式勞動(dòng)合同(或用工協(xié)議)。
三、合同簽訂程序：
1、公司行政辦負(fù)責(zé)指導(dǎo)新聘員工和續(xù)聘員工簽訂《勞動(dòng)合同書(shū)》(或用工協(xié)議)。
2、《勞動(dòng)合同書(shū)》(或用工協(xié)議)一式二份，雙方各執(zhí)一份。
3、公司與員工雙方同意在勞動(dòng)合同期滿后續(xù)簽勞動(dòng)合同的，應(yīng)在原合同期滿前30日內(nèi)重新訂立《勞動(dòng)合同書(shū)》(式用工協(xié)議)。
第三節(jié)人事調(diào)整制度
一、人事晉升管理：
1、建立定期晉升制度，通過(guò)員工晉升，彌補(bǔ)空缺崗位，保證組織的正常運(yùn)行。
2、員工晉升由其所在部門(mén)主管向行政辦提交《晉升推薦表》，并闡明晉升理由。
3、行政辦對(duì)部門(mén)晉升請(qǐng)求進(jìn)行審核，并負(fù)責(zé)考察該員工的工作表現(xiàn)。
4、公司成立員工晉升考核小組，由行政辦安排晉升考核，具體晉升考核為：?jiǎn)T工述職、部門(mén)評(píng)價(jià)、行政辦評(píng)價(jià)、考核小組隨機(jī)提問(wèn)、考核小組總結(jié)。
5、員工晉升考核通過(guò)后，由行政辦發(fā)放書(shū)面晉升通知及新崗位《職務(wù)說(shuō)明書(shū)》并以人事變動(dòng)發(fā)文通報(bào)。
6、員工晉升職務(wù)后，按新任職務(wù)確定報(bào)酬。
二、人事降職管理：
1、員工有下列情行之一者，公司將對(duì)員工進(jìn)行降職處理。
�、佟⒂捎诮M織機(jī)構(gòu)調(diào)整而精減工作人員。
�、凇⒉荒軇偃伪韭毠ぷ�，年度考核不合格，但又不構(gòu)成辭退條件的，可考慮降職處理。
③、員工因身體狀況欠佳不能承擔(dān)繁重工作的，可考慮對(duì)員工進(jìn)行降職處理。
④、依公司員工獎(jiǎng)懲條例對(duì)違反紀(jì)律的員工進(jìn)行降職處理。
2、操作程序：
�、�、部門(mén)主管向行政辦提出該部門(mén)擬降職員工的降職請(qǐng)求和薪資降級(jí)申請(qǐng)(部門(mén)經(jīng)理以上人員由總經(jīng)理提出)。
�、凇⑿姓k根據(jù)降職管理規(guī)定對(duì)部門(mén)提出的降職請(qǐng)求和降薪申請(qǐng)進(jìn)行審核后，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
�、�、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政辦以書(shū)面形式通知本人，并以人事變動(dòng)發(fā)文通報(bào)。
三、人事調(diào)動(dòng)管理
員工因工作需要進(jìn)行公司內(nèi)平行的人事異動(dòng)依下列程序辦理。
1、部門(mén)主管向行政辦提出員工調(diào)動(dòng)請(qǐng)求。
2、行政辦根據(jù)部門(mén)主管提供的資料和職務(wù)說(shuō)明書(shū)中規(guī)定的任職資格對(duì)調(diào)動(dòng)請(qǐng)求進(jìn)行審核后呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)后，行政辦提前10天以書(shū)面形式通知本人，并以人事變動(dòng)發(fā)文通報(bào)。
4、員工須在7天內(nèi)辦理好工作交接手續(xù)。
四、人事辭職管理
1、公司員工因故辭職，本人應(yīng)提前30天向所在部門(mén)提出辭職申請(qǐng)報(bào)告并填寫(xiě)《離職通知書(shū)》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后送行政辦審核。
2、行政辦審核無(wú)誤后呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、辭職員工須在規(guī)定時(shí)間(10個(gè)工作日)辦理好工作移交和財(cái)產(chǎn)清還手續(xù)。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)在財(cái)務(wù)部辦理相關(guān)手續(xù)，領(lǐng)取薪金。
4、員工有下列情行之一，不得辭職。
�、佟⑸婕肮局匾獧C(jī)密，特殊職位不滿解密期的。
�、�、重要業(yè)務(wù)尚未處理完畢，且必須由本人處理的。
�、�、正在接受公司審查的。
五、人事辭退管理
1、員工有下列情行之一者，公司有權(quán)予以辭退。
�、�、在試用期內(nèi)不符合錄用條件的。
②、不履行勞動(dòng)合同的。
�、�、嚴(yán)重違反公司勞動(dòng)紀(jì)律或公司規(guī)章制度的。
�、堋�(yán)重失職，營(yíng)私舞弊，對(duì)公司利益造成重大損害的。
�、荨⑦B續(xù)曠工超過(guò)三天或一年累計(jì)曠工超過(guò)10天(含10天)的。
�、�、因自身原因被司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任的。
2、有下列情行之一者，公司有權(quán)辭退員工，但應(yīng)提前一個(gè)月以書(shū)面形式通知該員工。
①、因公司業(yè)務(wù)緊縮須減少一部份員工時(shí)。
�、�、合同訂立時(shí)所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化，致使原勞動(dòng)合同無(wú)法履行，經(jīng)雙方協(xié)商不能就變更合同達(dá)成協(xié)議的`。
3、辭退程序：
�、�、員工出現(xiàn)以上情形之一時(shí)，由部門(mén)主管向行政辦提出辭退申請(qǐng)，(部門(mén)經(jīng)理以上人員由總經(jīng)理提出)。
②、公司依據(jù)以上第2點(diǎn)中①②條款規(guī)定與員工解除勞動(dòng)合同時(shí)，行政辦應(yīng)審核員工工作日，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)給該員工一次性離職補(bǔ)償金(補(bǔ)償金計(jì)算：?jiǎn)T工在公司連續(xù)工作滿6個(gè)月以上至12個(gè)月者發(fā)給一個(gè)月本人實(shí)得工資作為補(bǔ)償金，工作滿一年以上按每工作一年發(fā)給一個(gè)月工資標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算補(bǔ)償金)
�、�、經(jīng)總經(jīng)理同意后，行政辦應(yīng)提前通知員工本人，并向員工下達(dá)《離職通知書(shū)》，員工填寫(xiě)好后由部門(mén)主管、行政辦分別簽注意見(jiàn)報(bào)總經(jīng)理審批。
�、�、員工在離開(kāi)公司前辦理好工作的交接手續(xù)和財(cái)產(chǎn)清還手續(xù)后，方可在指定日期到財(cái)務(wù)部辦理相關(guān)手續(xù)，領(lǐng)取薪金或離職補(bǔ)償金。
第四節(jié)薪酬福利制度
一、薪酬組成：
本公司員工收入由基本工資，各種津補(bǔ)貼及獎(jiǎng)金三部份組成。
二、薪酬制度：
1、公司按員工的實(shí)際工作天數(shù)支付工資，付薪日期為每月29日，支付的是員工當(dāng)月工資，若付薪日恰逢節(jié)假日，則在最近的工作日支付。
2、新員工試用期工資按所聘崗位職能工資的60—80支付。試用期滿并經(jīng)考核合格者，執(zhí)行所聘崗位級(jí)別正式工資標(biāo)準(zhǔn)。
3、公司的工資實(shí)行多元化管理，駕駛員及短期聘用人員工資另行確定。
三、薪酬調(diào)整：
1、員工工資級(jí)別調(diào)整的依據(jù)。
①、公司范圍的工資調(diào)整，根據(jù)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)情況，社會(huì)綜合物價(jià)水平的較大幅度變動(dòng)相應(yīng)調(diào)整全公司范圍員工工資水平。
②、獎(jiǎng)勵(lì)性薪金晉級(jí)：其對(duì)象為年終績(jī)效考核優(yōu)秀，在本職崗位工作中表現(xiàn)突出，在促進(jìn)企業(yè)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益方面成績(jī)突出者。
�、�、職務(wù)變更：?jiǎn)T工職務(wù)發(fā)生變動(dòng)，相應(yīng)調(diào)整其在該職務(wù)級(jí)別內(nèi)的基本工資。
�、�、員工在年終考核中，工作績(jī)效低下者，將被下調(diào)崗位薪金。
2、員工工資調(diào)整依規(guī)定程序報(bào)批，集團(tuán)董事會(huì)終審。
四、員工福利：
1、員工參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，享受社會(huì)養(yǎng)老、失業(yè)保險(xiǎn)等相關(guān)福利。
2、享受公司組織的每年一次的常規(guī)性健康體檢。
3、休假。
(1)、享受?chē)?guó)家規(guī)定的公休日和法定節(jié)假日。
(2)、婚假：凡在本公司連續(xù)工作滿12個(gè)月(自轉(zhuǎn)正之日起)的正式員工，可憑結(jié)婚證書(shū)申請(qǐng)14天(含休息日)的有薪假期。未用之假期不以薪金形式補(bǔ)償。
(3)、產(chǎn)假：凡在本公司連續(xù)工作滿12個(gè)月(轉(zhuǎn)正之日起)的正式員工，持醫(yī)院證明書(shū)和準(zhǔn)生證可申請(qǐng)有薪(基本工資)產(chǎn)假90天(含休息日和法定節(jié)假日)。
(4)、慰唁假：凡試用期滿的正式員工，其直系親屬(配偶、子女、父母)不幸去世的，可申請(qǐng)3天有薪慰唁假。
(5)、病假：凡試用期滿的正式員工一年可享受5天有薪病假。末用之病假
不以薪金形式補(bǔ)償。
事假按實(shí)際出勤天數(shù)計(jì)發(fā)工資。
第五節(jié)績(jī)效考核制度
一、轉(zhuǎn)正定級(jí)：
1、新員工要經(jīng)過(guò)3個(gè)月的試用考察期，在此期間進(jìn)行新員工入職培訓(xùn)并通過(guò)培訓(xùn)考核。
2、新員工試用期考察期間無(wú)故曠工或遲到、早退累計(jì)三次的將予以辭退。
3、行政辦在新員工試用期滿后一周內(nèi)下發(fā)《試用員工轉(zhuǎn)正定級(jí)表》，部門(mén)主管根據(jù)該員工試用期在崗適應(yīng)性，業(yè)務(wù)能力，工作主動(dòng)性及團(tuán)隊(duì)精神等方面的表現(xiàn)公正寫(xiě)出評(píng)語(yǔ)并對(duì)該員轉(zhuǎn)正與否及工資定級(jí)情況提出部門(mén)建議。
4、行政辦根據(jù)該員工的轉(zhuǎn)正考核結(jié)果作出同意定級(jí)，延長(zhǎng)試用期或不能錄用的決定，簽署意見(jiàn)后呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、考核表經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政辦與轉(zhuǎn)正員工簽訂勞動(dòng)合同，正式聘用。
二、績(jī)效考核
1、自評(píng)。自考核周期結(jié)束后的第一個(gè)工作日，行政辦向各部門(mén)員工發(fā)放考核表，由員工本人填寫(xiě)，作為部門(mén)考核的初步依據(jù)。
2、部門(mén)主管考核。部門(mén)主管根據(jù)員工填寫(xiě)匯總的考核表中所反映的員工考核情況及日常工作表現(xiàn)，客觀公正地進(jìn)行主管考核評(píng)價(jià)。
3、復(fù)核：行政辦根據(jù)上述考核結(jié)果，客觀公正地復(fù)核。
4、一般員工考核結(jié)果由分管副總批準(zhǔn)，部門(mén)經(jīng)理以上人員考核結(jié)果由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、考核結(jié)果將成為員工獎(jiǎng)金發(fā)放的主要依據(jù)。
6、考核優(yōu)秀者將獲得加薪、晉升的機(jī)會(huì)，考核成績(jī)低下者將視情況予以降薪、降級(jí)、調(diào)崗或淘汰。
第六節(jié)培訓(xùn)制度
一、內(nèi)訓(xùn)管理
1、結(jié)合公司的發(fā)展需求，行政辦負(fù)責(zé)制定公司的年度培訓(xùn)計(jì)劃，并公布于眾。
2、公司指定的培訓(xùn)對(duì)象須參加規(guī)定的培訓(xùn)課程，行政辦將實(shí)行培訓(xùn)考勤管理，培訓(xùn)成績(jī)計(jì)入員工培訓(xùn)檔案，作為年終考核，獎(jiǎng)勵(lì)及任職依據(jù)之一。
二、外訓(xùn)管理
1、因工作需要，員工外出參加培訓(xùn)，應(yīng)填寫(xiě)《員工培訓(xùn)申請(qǐng)表》，報(bào)部門(mén)經(jīng)理審批，經(jīng)行政辦審核后，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，公司承擔(dān)培訓(xùn)費(fèi)用。
2、員工報(bào)銷(xiāo)培訓(xùn)費(fèi)，須持畢業(yè)證書(shū)，結(jié)業(yè)證書(shū)或有關(guān)證明文件，否則不予報(bào)銷(xiāo)。
3、公司鼓勵(lì)員工利用工作之余參加與本職工作相關(guān)的學(xué)歷、學(xué)位考試、職稱(chēng)考試、執(zhí)業(yè)資格考試，對(duì)取得相關(guān)證書(shū)的，給予員工500—1000元一次性獎(jiǎng)勵(lì)。
4、對(duì)培訓(xùn)費(fèi)在2000元以上者，須簽訂培訓(xùn)合同，行政辦對(duì)培訓(xùn)合同統(tǒng)一管理。
三、服務(wù)年限管理：
公司支出培訓(xùn)金額須為公司服務(wù)年限
2000元—3000元1年
3000元—5000元2年
5000元—8000元3年
8000元以上5年
凡員工培訓(xùn)后在公司工作時(shí)間(從培訓(xùn)之日起)不滿上述年限者，離職時(shí)公司有權(quán)按違約時(shí)間對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)金額扣回員工培訓(xùn)費(fèi)。
第七節(jié)獎(jiǎng)懲條例
一、員工獎(jiǎng)勵(lì)條件：
公司員工符合下列條件者，應(yīng)由上級(jí)主管酌情申報(bào)，予以獎(jiǎng)勵(lì)。
1、對(duì)公司業(yè)務(wù)有特殊貢獻(xiàn)成績(jī)或貢獻(xiàn)，有利計(jì)劃經(jīng)采納實(shí)施有效。
2、對(duì)于舞弊或危害本公司權(quán)益的事，能事先發(fā)現(xiàn)或防止，而使公司減少或免受損失的。
3、嚴(yán)格控制開(kāi)支，節(jié)省成本有顯著成績(jī)者。
4、發(fā)現(xiàn)事故苗頭及時(shí)排除，避免發(fā)生重大事故者。
5、提出合理化建議經(jīng)實(shí)施確有成效者。
二、員工懲處的條件。
1、有瀆職、失職或?qū)?wèn)題失察的。
2、泄露公司機(jī)密或謊報(bào)事實(shí)的。
3、偽造或涂改公司的任何報(bào)告或記錄的。
4、利用工作之便為自己和他人謀私利的。
5、違反公司各項(xiàng)規(guī)章制度或?qū)股霞?jí)命令、決議的。
6、遇突發(fā)事件故意逃避的。
7、揮霍公款、浪費(fèi)公司資產(chǎn)的。
8、違反任何安全條例或從事任何足以危害安全的行為。
9、工作時(shí)間偷閉怠工或擅自離崗的。
10、托人簽到、打卡或代人簽到、打卡的;無(wú)故曠工、遲到、早退的。
三、獲獎(jiǎng)或懲罰方式的確定
1、獎(jiǎng)勵(lì)的種類(lèi)：本公司對(duì)員工的獎(jiǎng)勵(lì)分為加薪和有薪假兩種。
2、懲處的種類(lèi)：懲處分書(shū)面警告、降職、辭退三種。
(1)、書(shū)面警告：適用于違反各項(xiàng)規(guī)定者，并予以扣發(fā)相應(yīng)工資或獎(jiǎng)金。
(2)、降職：多次違反公司有關(guān)規(guī)定并無(wú)悔改表現(xiàn)者，公司將予以降職。
(3)、辭退：嚴(yán)重違反公司有關(guān)規(guī)定或嚴(yán)重過(guò)失者。
四、獎(jiǎng)懲的實(shí)施
1、獎(jiǎng)勵(lì)。部門(mén)經(jīng)理提出獎(jiǎng)勵(lì)建議并填寫(xiě)《員工獎(jiǎng)勵(lì)建議》，簽注意見(jiàn)后送行政辦審核，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，行政辦備案。
2、懲處。部門(mén)經(jīng)理提出紀(jì)律處分建議，填寫(xiě)《員工過(guò)失通知書(shū)》，簽注意見(jiàn)后，送行政辦審核，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，行政辦備案。
3、部門(mén)經(jīng)理以上獎(jiǎng)勵(lì)或懲處由總經(jīng)理批準(zhǔn)并送行政辦備案。
4、本制度解釋權(quán)歸集團(tuán)公司行政辦
人力資源檔案管理制度 5
新時(shí)期隨著人力資源管理理念的提出和在人事管理工作中的貫徹落實(shí)，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作受到了極大的限制，已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期人力資源管理工作的實(shí)際需求，對(duì)干部檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新勢(shì)在必行。所以針對(duì)當(dāng)前我國(guó)干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，相關(guān)工作人員應(yīng)該積極探索優(yōu)化干部人事檔案管理的措施，保證干部人事檔案管理工作能夠滿足人力資源管理需求，為人力資源管理工作的優(yōu)化開(kāi)展提供相應(yīng)的支持。
一、當(dāng)前我國(guó)干部檔案管理工作中存在的問(wèn)題
隨著人力資源管理工作的貫徹落實(shí)，我國(guó)相關(guān)部門(mén)已經(jīng)開(kāi)始認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了適當(dāng)?shù)母母飫?chuàng)新。但是綜合分析，在當(dāng)前我國(guó)干部檔案管理工作中仍然存在一定的問(wèn)題限制了干部檔案管理效果的提升和干部資源的合理利用，其具體問(wèn)題表現(xiàn)在以下方面：其一，重視程度不足，基礎(chǔ)性投入缺乏。部分領(lǐng)導(dǎo)人員尚未認(rèn)識(shí)到干部檔案管理工作的重要性，在檔案管理工作方面的投入不足，導(dǎo)致檔案管理工作的推進(jìn)缺乏有效的支撐，極大增加了干部檔案管理的難度，不利于干部檔案管理成效的獲取[1]。其二，檔案材料不完善，信息獲取存在一定滯后性。由于領(lǐng)導(dǎo)人員的忽視以及缺乏有效的支持，直接造成檔案管理人員工作積極性偏低，在搜集和整理檔案資料的過(guò)程中不重視檔案資料的全面性，信息獲取不夠及時(shí)，檔案信息流失現(xiàn)象較為嚴(yán)重，也限制了檔案管理作用的有效發(fā)揮。其三，檔案人員綜合素質(zhì)不足，對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)和利用存在限制。檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化產(chǎn)生著至關(guān)重要的影響。但是當(dāng)前我國(guó)部分檔案管理人員綜合素質(zhì)不足，信息技術(shù)能力相對(duì)較差，無(wú)法結(jié)合干部檔案管理的實(shí)際需求對(duì)干部檔案做出科學(xué)的管理，甚至導(dǎo)致干部檔案信息失真，限制了干部檔案資源的有效利用。所以針對(duì)上述問(wèn)題，新時(shí)期應(yīng)該積極探索科學(xué)合理的干部檔案管理措施，為干部檔案資源的有效利用提供良好的支持。
二、基于人力資源管理理論優(yōu)化干部檔案管理工作的措施
基于人力資源管理理論的指導(dǎo)，在人力資源管理模式下創(chuàng)新干部檔案管理工作，應(yīng)該注意挖掘檔案資源潛力，提升檔案資源的有效利用率，以科學(xué)的干部檔案管理為人力資源管理工作提供相應(yīng)的支持。
�。ㄒ唬┘訌�(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)干部檔案管理工作的重視
在組織開(kāi)展干部檔案管理的工作中，領(lǐng)導(dǎo)人員的重視對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化產(chǎn)生著重要的影響。所以基于人力資源管理理論的指導(dǎo)，應(yīng)該借助一定的宣傳教育讓領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)識(shí)到干部檔案在促進(jìn)人力資源管理工作中的作用，進(jìn)而自覺(jué)加強(qiáng)對(duì)干部檔案管理工作的重視，加大干部檔案管理投入，為各項(xiàng)管理工作的開(kāi)展提供良好的支持，并對(duì)干部檔案管理人員實(shí)施專(zhuān)門(mén)的督促和提醒，有效促進(jìn)干部檔案管理水平的提升和管理作用的發(fā)揮。
�。ǘ┓e極推進(jìn)干部人事檔案管理制度化建設(shè)
在人力資源管理模式下組織開(kāi)展干部人事檔案管理工作，應(yīng)該結(jié)合人力資源管理理論的指導(dǎo)對(duì)管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐晟疲鸩皆鰪?qiáng)管理的科學(xué)化和系統(tǒng)化程度，促進(jìn)管理質(zhì)量的提升[2]。在具體操作方面，應(yīng)該注意結(jié)合干部檔案管理的實(shí)際需求建立健全管理制度，保證各項(xiàng)管理制度都在制度的規(guī)范和約束下進(jìn)行，切實(shí)提升檔案管理規(guī)范化程度，為相關(guān)工作人員查詢、借閱和使用干部檔案提供一定的便利。唯有如此，干部檔案管理才能夠逐步實(shí)現(xiàn)制度化發(fā)展，整體管理水平也能夠得到進(jìn)一步提升。
�。ㄈ⿲�(duì)搜集資料的途徑進(jìn)行進(jìn)一步整合展
干部檔案管理過(guò)程中對(duì)干部檔案信息的搜集可以從多種渠道完成，但是信息搜集渠道的豐富也在一定程度上增加了信息搜集的難度[3]。所以在加強(qiáng)干部檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案資料搜集渠道進(jìn)行有效整合，再結(jié)合人力資源管理工作的實(shí)際需求制定有針對(duì)性的'資料搜集措施，提升干部檔案資料搜集的規(guī)范化程度，保證干部檔案資料的全面性和客觀性，有效避免檔案資料流失問(wèn)題的出現(xiàn)。這樣借助對(duì)檔案信息搜集渠道的整合，能夠?yàn)楦刹繖n案管理工作的優(yōu)化提供良好的支持。
�。ㄋ模┘訌�(qiáng)對(duì)干部檔案管理人員的教育和培訓(xùn)
基于干部檔案管理人員自身素質(zhì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響，新時(shí)期在組織開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中應(yīng)該對(duì)干部檔案管理人員實(shí)施教育和培訓(xùn)，讓其認(rèn)識(shí)到干部檔案在輔助人力資源管理工作方面的重要作用，增強(qiáng)其開(kāi)展檔案管理工作的自覺(jué)性[4]。同時(shí)，對(duì)干部檔案管理人員實(shí)施信息技術(shù)教育培訓(xùn)，增強(qiáng)其利用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作的能力，為干部檔案管理工作的優(yōu)化提供相應(yīng)的人才保障。
結(jié)語(yǔ)：
綜上所述，在當(dāng)前社會(huì)背景下，檔案管理工作的重要性逐漸凸顯出來(lái)，在干部人事管理工作中，干部檔案也發(fā)揮著重要的作用。所以在開(kāi)展干部檔案管理工作的過(guò)程中相關(guān)工作人員應(yīng)該注意以人力資源管理理念為指導(dǎo)，積極結(jié)合干部檔案管理的實(shí)際需求探索檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新措施，在提升檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，為干部檔案資源的合理利用創(chuàng)造良好的條件。
人力資源檔案管理制度 6
1 人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系
人力資源管理就是對(duì)與一定物力相結(jié)合的人力運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行合理的組織、培訓(xùn)與調(diào)配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。人力資源管理的基礎(chǔ)是人事檔案提供的信息，人事檔案管理的優(yōu)劣將會(huì)對(duì)人力資源管理工作的有效性產(chǎn)生直接影響。
2 人事檔案管理對(duì)人力資源管理的促進(jìn)作用
2.1 人事檔案為人力資源開(kāi)發(fā)提供真實(shí)可靠的信息和數(shù)據(jù)
人事檔案是現(xiàn)代社會(huì)人存在的最有力的證明文件，其伴隨著人的一生的成長(zhǎng)歷程，可以說(shuō)，人一生中所發(fā)生的所有重大事件在檔案中都有所記錄，使組織能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)新人，各盡其職，揚(yáng)長(zhǎng)避短，使人才得到充分的利用。
2.2 人事檔案對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)有促進(jìn)作用
（1）利用人事檔案有助于動(dòng)態(tài)分析員工的人生軌跡，從而預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿�。依�?jù)人事檔案提供的信息，可以使各類(lèi)人才揚(yáng)其長(zhǎng)，避其短，司其職，用其智，最大限度地發(fā)揮人才效力。
（2）利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理。
2.3 人事檔案為人力資源提供重要的依據(jù)
人事檔案為企事業(yè)單位的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。如績(jī)效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門(mén)可以充分利用人事檔案，對(duì)員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。
2.4 人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置
隨著信息化、全球經(jīng)濟(jì)一體化加速和國(guó)內(nèi)法制體系的健全，以知識(shí)、信息、服務(wù)等為特征的新經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理實(shí)施了合理配置，進(jìn)而更好地促進(jìn)企事業(yè)的迅速發(fā)展。人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。人力資源不是靜止的，它隨著時(shí)間的推移、內(nèi)外環(huán)境的變化，會(huì)出現(xiàn)人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源得到最佳配置。
2.5 人事檔案有助于制定合理的管理規(guī)劃
近年來(lái)，學(xué)界對(duì)人事檔案管理的研究主要集中于人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策、人力資源需求，并且對(duì)人力資源的預(yù)測(cè)更科學(xué)、規(guī)范，從而制定出合理的管理規(guī)劃。
2.6 使人力資源的管理水平得到提升
人力資源管理中，人事檔案管理是重中之重，因?yàn)槿耸聶n案管理工作中的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)的展開(kāi)都是圍繞人事檔案信息來(lái)的，所以人力資源的管理水平相應(yīng)的也得到應(yīng)有的`重視，相應(yīng)的管理水平也有所提升。
3 人事檔案管理不善對(duì)人力資源管理的阻礙作用
雖然隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案管理較之以前有了很大的進(jìn)步，然而，人事檔案管理不善的問(wèn)題仍然存在并阻礙了人力資源管理，其負(fù)面作用主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：
�。�1）虛假的檔案材料妨礙了人力資源合理配置檔案的基本特性，有時(shí)掩蓋了其真實(shí)性，如果沒(méi)有了真實(shí)性，人事檔案也就失去了利用價(jià)值。如今造假學(xué)歷、防偽學(xué)士學(xué)位證及個(gè)人簡(jiǎn)歷的偽造、虛報(bào)年齡事件等層出不窮，導(dǎo)致人事管理混亂重重，出現(xiàn)了許多不必要的麻煩。諸多不對(duì)稱(chēng)的信息對(duì)未來(lái)人力資源配置的預(yù)測(cè)造成了重大的影響，并將使企業(yè)失去更多的人才。
（2）人事檔案材料分散，內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，降低了人力資源的效力。如今有些人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，無(wú)法體現(xiàn)個(gè)性特色，這種人事檔案對(duì)企業(yè)的選人、用人失去了真正意義上的參考價(jià)值，以至于影響到員工的選拔和正常晉升等，不僅使員工的積極性受挫，還會(huì)導(dǎo)致組織不必要的損失。因此大大降低了人力資源的效力，增加了企事業(yè)的管理成本。
�。�3）檔案材料管理手段落后，缺少時(shí)效性，降低了人力資源管理的效率。隨著信息全球化、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)不斷更新，人事檔案也在不斷地產(chǎn)生新的管理制度和體系。如果落后的管理制度不予以剔除，那么將阻礙新制度的發(fā)展，降低管理效率。如果不加強(qiáng)制度和技術(shù)更新，日新月異的社會(huì)，加上人員的流動(dòng)性巨大，將跟不上人事管理規(guī)劃的腳步，會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間和人力，工作效率低，只能被動(dòng)地接收信息。
4 完善人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)
人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎(chǔ)，提高人事檔案管理水平是維護(hù)組織人力資源管理、促進(jìn)人力資源可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
4.1 優(yōu)化人事檔案管理制度，增強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性和真實(shí)性
人事檔案管理的活動(dòng)中，應(yīng)該及時(shí)對(duì)不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度進(jìn)行改革，從而建立新的、適應(yīng)新形勢(shì)的、更為合理、更為科學(xué)的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理和考核，運(yùn)用現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，及時(shí)對(duì)遺漏丟失的材料進(jìn)行檢索，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保檔案材料的完整性。
4.2 建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，提高人力資源管理的效率
人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的檢查指導(dǎo)。為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱(chēng)職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理制度，提高人力資源的管理制度尤為重要。
5 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略
隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。
5.1 充實(shí)人事檔案的內(nèi)容
在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些能夠反映個(gè)人綜合能力、素質(zhì)和由權(quán)威部門(mén)認(rèn)定的業(yè)績(jī)考核資料以及能夠反映個(gè)人性格特征、專(zhuān)業(yè)能力、興趣愛(ài)好等個(gè)性化的材料。
5.2 增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性
真實(shí)性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對(duì)人員信息，剔除無(wú)效、虛假信息，擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開(kāi)信息分類(lèi)儲(chǔ)備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫(kù)。這些數(shù)據(jù)庫(kù)由專(zhuān)人動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新個(gè)人信息。對(duì)于企業(yè)較為重要的人員應(yīng)更為詳盡地收集其個(gè)人信息。此外，現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒體手段，以音像資料記錄個(gè)人信息，這樣，可以擴(kuò)展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。
6 加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性
人事檔案應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的材料有選擇地、及時(shí)地補(bǔ)充到人事檔案中去，增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性。加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新，方便人力資源管理部門(mén)了解和認(rèn)識(shí)一個(gè)人的全部實(shí)際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。
7 加強(qiáng)人事檔案的現(xiàn)代化管理
人事檔案工作應(yīng)擺脫舊有模式，改變手工操作對(duì)策，大力引入現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動(dòng)接收檔案資料為開(kāi)發(fā)檔案的潛在價(jià)值，主動(dòng)提供服務(wù)。傳統(tǒng)檔案以紙張為介質(zhì)，占用空間較大，保管環(huán)境要求較高；隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，應(yīng)充分利用這一平臺(tái)，改變?cè)泄ぷ鲗?duì)策。企業(yè)可以將個(gè)人的檔案資料輸入計(jì)算機(jī)，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺(tái)，形成資源共享。
8 切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)
人力資源檔案管理制度 7
信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的分散的檔案信息資源管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)需求，如何深入的發(fā)掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，完善檔案信息資源的管理程式，是檔案管理所迫切需要解決的問(wèn)題。檔案信息資源整合因其可以解決現(xiàn)在檔案利用受限，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源面向公眾的“整管整取”，而受到普遍采用。但是我國(guó)檔案信息資源整合還不成熟，迫切需要完善。本文擬對(duì)策問(wèn)題進(jìn)行研究。
一、檔案信息資源整合的涵義與功能
所謂檔案信息資源整合，就是在我國(guó)檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”體制下，對(duì)分散形成的檔案進(jìn)行分散保管，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接區(qū)域性綜合檔案館保管基地，通過(guò)以區(qū)域內(nèi)檔案實(shí)體整合與數(shù)字檔案信息整合兩種方式來(lái)進(jìn)行管理的模式。
從其具體功能來(lái)看，主要有三點(diǎn)：第一，檔案信息資源整合有利于完善館藏結(jié)構(gòu)。檔案信息資源整合是以整體化的理念，有利于打破行業(yè)、地域和機(jī)構(gòu)的界限，有利于完善館藏結(jié)構(gòu)。第二，信息資源整合有利于地區(qū)信息配置的優(yōu)化。整合區(qū)域內(nèi)檔案信息資源接收范圍的統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息機(jī)構(gòu)朝著自動(dòng)化、集成化和智能化的知識(shí)組織方向發(fā)展，縮小了地區(qū)間的“數(shù)字鴻溝”。第三，檔案信息資源整合有利于實(shí)現(xiàn)檔案社會(huì)功能。檔案信息資源的整合是搭建信息共享的平臺(tái)，更好開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，便于檔案信息轉(zhuǎn)化為社會(huì)財(cái)富。
二、檔案信息資源整合中存在的問(wèn)題
基于上述檔案信息資源整合的'重要功能，我國(guó)也加快了這方面的建設(shè)步伐。20xx年6月，國(guó)家檔案局了《數(shù)字檔案建設(shè)指南》，旨在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合和利用。盡管我國(guó)大力重視檔案信息資源的整合，但仍然存在諸多問(wèn)題。
1、制度層面：檔案管理體制不合理
我國(guó)現(xiàn)存檔案工作實(shí)行的分級(jí)、分專(zhuān)業(yè)管理體制，暴露許多弊端，已經(jīng)不適應(yīng)檔案信息資源整合工作的開(kāi)展：大量檔案資源長(zhǎng)期散存在各單位，處于非專(zhuān)業(yè)管理狀況，管理混亂，損失難以想象。由于檔案管理無(wú)序，查找利用困難，更難以服務(wù)社會(huì)；重復(fù)建設(shè)，財(cái)力、物力浪費(fèi)嚴(yán)重，同時(shí)，綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)單一，服務(wù)功能弱化。因此，為確保以后不再造成新的檔案資源分散，必須通過(guò)資源整合理順管理體制和建立起新的規(guī)范化運(yùn)行機(jī)制。
2、技術(shù)層面：檔案信息資源整合技術(shù)落后
檔案信息資源整合不僅包括檔案實(shí)體的整合，還包括數(shù)字檔案信息的整合。除檔案實(shí)體的整合在基層館內(nèi)借助技術(shù)整合，還要在一定程度上進(jìn)行地域范圍內(nèi)，更大范圍的整合，傳統(tǒng)檔案硬件設(shè)施不齊全無(wú)法完成整合的任務(wù)。除了人員技術(shù)掌握能力外，檔案部門(mén)普遍設(shè)施不齊全，目前檔案部門(mén)沒(méi)有充分利用現(xiàn)有技術(shù)提供的條件來(lái)開(kāi)展這方面工作，突出表現(xiàn)在一些檔案保管單位連最基本的目錄都沒(méi)有編制完整，更談不上檔案目錄中心的建立。全國(guó)檔案目錄中心歷經(jīng)二十余年的建設(shè)，至今沒(méi)有完成充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。
3、人力資源層面：檔案人員綜合素質(zhì)不高
信息化條件下，加強(qiáng)檔案信息資源的整合不僅依賴于檔案管理制度和技術(shù)，與檔案人員的綜合素質(zhì)也是密不可分的�？偟膩�(lái)看，我國(guó)目前檔案人員的綜合素質(zhì)還亟待提高，一方面受檔案館人員自身學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、知識(shí)面等條件的制約，不少人面對(duì)社會(huì)各階層、各行業(yè)的信息需求，顯得力不從心，人員流動(dòng)性也比較大；另一方面部門(mén)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，尤其是缺乏能適應(yīng)檔案資源整合需要的人才，這些現(xiàn)狀使得檔案館檔案資源整合工作無(wú)法正常開(kāi)展。
三、檔案信息資源整合的對(duì)策建議
當(dāng)前我國(guó)信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)以及檔案部門(mén)現(xiàn)代化建設(shè)為我國(guó)檔案信息資源整合提供了前提條件。針對(duì)上述問(wèn)題，為了更好地促進(jìn)我國(guó)檔案信息資源整合力度，我們必須從制度建設(shè)、技術(shù)強(qiáng)化以及人才隊(duì)伍建設(shè)方面予以努力。
1、制度層面：強(qiáng)化檔案信息資源整合的制度保障
強(qiáng)化檔案信息資源整合的制度保障是檔案信息資源整合建設(shè)中的關(guān)鍵因素。具體來(lái)講：一是要明確整合主體，建立約束機(jī)制。檔案信息資源的整合要有制度作為保障，明確檔案信息資源整合主體。在設(shè)置上必須進(jìn)一步調(diào)整檔案館網(wǎng)布局，明確整合建設(shè)中主體部分，進(jìn)而建立約束機(jī)制。二是規(guī)范管理檔案信息整合的工作環(huán)節(jié)。無(wú)論是檔案工作的社會(huì)各環(huán)節(jié)配合，還是檔案工作本身的運(yùn)行機(jī)制都要規(guī)范。另外，還要加強(qiáng)對(duì)整合部門(mén)的監(jiān)管，使制定的相關(guān)規(guī)定與制度落實(shí)到實(shí)處。
2、技術(shù)層面：推動(dòng)檔案信息資源整合的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
在數(shù)字技術(shù)支撐下，信息數(shù)字化已廣泛應(yīng)用于其他信息領(lǐng)域，檔案資源整合建設(shè)的核心內(nèi)容是檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)，因而，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫(kù)是重點(diǎn)。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息資源整合中的“細(xì)胞”組織，根據(jù)工作要求建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，將各部門(mén)各單位在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的檔案信息通過(guò)oa系統(tǒng)自動(dòng)存到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
3、人力資源層面：加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)
只有不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案信息資源整合研究與建設(shè)工作更優(yōu)質(zhì)、高效地開(kāi)展。一是檔案從業(yè)者要有良好的知識(shí)素養(yǎng)。檔案人員必須具備一定的語(yǔ)言文字素養(yǎng)和豐富的歷史文化知識(shí)。二是要掌握熟練的信息處理能力。不僅要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)操作的要求，還要具備運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息管理系統(tǒng)的軟件開(kāi)發(fā)、檔案信息網(wǎng)站的設(shè)計(jì)與維護(hù)、數(shù)字檔案館的構(gòu)建等能力。三是要具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力。檔案信息資源整合工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，這就要求檔案人員熟練地運(yùn)用業(yè)務(wù)知識(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段對(duì)檔案信息展開(kāi)分析和整合。
人力資源檔案管理制度 8
各級(jí)檔案部門(mén)要牢固樹(shù)立為“三農(nóng)”服務(wù)的思想，緊抓農(nóng)村勞動(dòng)力資源工作的特點(diǎn)，在檔案管理工作中理清工作思路，突出工作重點(diǎn)，落實(shí)為廣大農(nóng)民勞動(dòng)力資源服務(wù)的各項(xiàng)措施，扎扎實(shí)實(shí)做好農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作。
廣大檔案管理干部是農(nóng)村勞動(dòng)力資源管理的生力軍，是檔案管理的組織者、實(shí)施者和推動(dòng)者，一支高素質(zhì)的管理干部隊(duì)伍，必將促進(jìn)檔案管理工作的有序開(kāi)展。在推動(dòng)檔案管理工作深入開(kāi)展的進(jìn)程中，要努力造就一支熟悉農(nóng)村政策、具有較強(qiáng)工作能力的管理人員隊(duì)伍。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)管理干部的監(jiān)督教育，建立和健全管理人員考核激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)管理人員保持持久的積極性和戰(zhàn)斗力。
隨著農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展和農(nóng)村改革的不斷推進(jìn)，圍繞農(nóng)村勞動(dòng)力資源的各類(lèi)檔案資料也越來(lái)越龐大。面對(duì)迅速增長(zhǎng)的檔案資源，如何做好相應(yīng)的管理工作，逐漸成為擺在各級(jí)管理部門(mén)面前的重要工作。改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，完善農(nóng)村勞動(dòng)力資源檔案管理機(jī)制和服務(wù)機(jī)制，已成為國(guó)家和社會(huì)穩(wěn)定的重大問(wèn)題之一。
1.勞動(dòng)力資源檔案管理的宗旨與內(nèi)涵
勞動(dòng)力資源檔案是人們?cè)陂L(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中積累形成的寶貴歷史材料，記錄了勞動(dòng)力資源在不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展情況和歷程，對(duì)了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、制定政策規(guī)劃具有極其重要的作用。
勞動(dòng)力資源管理部門(mén)要想真正做到掌握農(nóng)村勞動(dòng)力資源的最真實(shí)最全面的信息，并可以通過(guò)查閱檔案了解勞動(dòng)力個(gè)人的全部歷史和工作經(jīng)歷，就需要建立完善的、可信的檔案管理體系。
勞動(dòng)力資源檔案管理部門(mén)應(yīng)將提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為工作的基本點(diǎn)，與時(shí)俱進(jìn)，牢固樹(shù)立“服務(wù)民生”的觀念，積極拓展服務(wù)形式，提高服務(wù)質(zhì)量，構(gòu)建完善、豐富的`檔案管理體系。做好檔案管理工作， 要加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門(mén)的檔案監(jiān)督指導(dǎo)，建設(shè)適應(yīng)民生需求的檔案資源體系。要建立健全民生檔案法規(guī)體系，規(guī)范歸檔機(jī)制。
2.集安市勞動(dòng)力資源檔案管理現(xiàn)狀
勞動(dòng)力資源檔案關(guān)系著千百萬(wàn)勞動(dòng)者的切身利益，關(guān)系到我國(guó)人事制度改革的進(jìn)一步深入。由于傳統(tǒng)體制下檔案管理牽涉到組織、人事、勞動(dòng)、檔案等多個(gè)主管部門(mén)，操作過(guò)程繁瑣，管理人員意識(shí)淡薄，致使當(dāng)前的勞動(dòng)力資源檔案管理制度改革舉步維艱。
人力資源檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，相關(guān)檔案材料需要專(zhuān)人管理。由于檔案資源管理工作量大，管理人員和管理流程也略顯混亂。在檔案管理手段上，仍未實(shí)現(xiàn)全面的信息化辦公，致使檔案材料有時(shí)并不能及時(shí)歸檔整理。目前，基層檔案管理部門(mén)對(duì)勞動(dòng)力資源管理的檔案化管理工作還缺乏有效認(rèn)識(shí)，并沒(méi)有真正建立為勞動(dòng)力資源服務(wù)的檔案管理制度。同時(shí)，農(nóng)民工自身關(guān)于檔案的認(rèn)識(shí)極為有限，并沒(méi)有樹(shù)立相關(guān)的意識(shí)。
3. 建立健全檔案管理的主要內(nèi)容
檔案資源管理和建設(shè)作為一個(gè)系統(tǒng)工程，需要突出重點(diǎn)，多方面開(kāi)展建設(shè)，具體內(nèi)容主要包括加強(qiáng)人員素質(zhì)的培養(yǎng)、完善檔案管理機(jī)制、健全檔案管理制度、加強(qiáng)信息化建設(shè)等。
相關(guān)部門(mén)應(yīng)以檔案行政主管部門(mén)為主，會(huì)同下級(jí)管理部門(mén)，以科學(xué)規(guī)劃、循序漸進(jìn)等為原則，制定切實(shí)可行的發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一部署。對(duì)仍處于空白的民生檔案的要盡快予以建立，已建立的要繼續(xù)完善。
隨著信息技術(shù)的普及，檔案管理信息化成為國(guó)家和社會(huì)信息化發(fā)達(dá)程度的重要標(biāo)志之一。信息技術(shù)迅速而全面地滲透到政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多個(gè)領(lǐng)域以及人類(lèi)生活的各個(gè)方面，對(duì)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響。隨著檔案信息量的不斷，應(yīng)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的民生檔案信息管理系統(tǒng)，研究和制定一套通用的數(shù)據(jù)規(guī)范，堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)范，避免各自為政、互不兼容的情況發(fā)生。應(yīng)逐步建立諸如勞務(wù)輸出等檔案的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。
總之，對(duì)于檔案管理，應(yīng)強(qiáng)化意識(shí)，健全制度，規(guī)范整理，電子歸檔，充分利用，服務(wù)為主。
人力資源檔案管理制度 9
第一章 總則
第一條 為規(guī)范公司人力資源檔案管理，保障員工信息安全，維護(hù)公司與員工合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《勞動(dòng)合同法》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。
第二條 本制度所稱(chēng)人力資源檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng) “人事檔案”），是指公司在招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、薪酬、獎(jiǎng)懲、離職等人力資源管理過(guò)程中形成的，反映員工個(gè)人基本情況、職業(yè)發(fā)展軌跡及公司管理行為的各類(lèi)文件材料（含紙質(zhì)與電子形式）。
第三條 人事檔案管理遵循 “統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、真實(shí)完整、安全保密、依法利用” 的原則，確保檔案材料合法、準(zhǔn)確、規(guī)范。
第四條 本制度適用于公司全體在職、離職、退休員工的人事檔案管理，由人力資源部作為歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃與日常運(yùn)維；各部門(mén)配合提供員工相關(guān)材料，確保檔案信息及時(shí)更新。
第二章 檔案內(nèi)容與分類(lèi)
第五條 人事檔案分為 “員工個(gè)人檔案” 與 “公司管理檔案” 兩類(lèi)，具體內(nèi)容如下：
�。ㄒ唬﹩T工個(gè)人檔案：包括但不限于身份證復(fù)印件、學(xué)歷 / 學(xué)位證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)、體檢報(bào)告、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、薪酬確認(rèn)單、績(jī)效考核表、獎(jiǎng)懲記錄、離職申請(qǐng)及交接清單等；
（二）公司管理檔案：包括但不限于招聘錄用審批表、員工異動(dòng)申請(qǐng)表（調(diào)崗 / 晉升 / 降職）、培訓(xùn)簽到表及考核結(jié)果、離職審批流程單、檔案借閱登記臺(tái)賬等。
第六條 檔案材料需按 “一人一檔、分類(lèi)歸檔” 原則整理，紙質(zhì)檔案采用活頁(yè)夾裝訂，電子檔案按 “部門(mén) - 姓名 - 年份” 命名規(guī)則存儲(chǔ)，確保檢索便捷。
第三章 檔案收集與歸檔
第七條 檔案收集實(shí)行 “同步跟進(jìn)、及時(shí)歸檔” 機(jī)制：
�。ㄒ唬﹩T工入職時(shí)，人力資源部需在 3 個(gè)工作日內(nèi)收集其個(gè)人基礎(chǔ)材料，審核原件后留存復(fù)印件（注明 “與原件核對(duì)無(wú)誤” 并簽字）；
�。ǘ﹩T工在職期間，各部門(mén)應(yīng)在相關(guān)事項(xiàng)完成后 5 個(gè)工作日內(nèi)，將考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料提交人力資源部歸檔；
�。ㄈ﹩T工離職時(shí)，人力資源部需在離職手續(xù)辦理完畢后 10 個(gè)工作日內(nèi)，整理其離職相關(guān)材料，補(bǔ)充至個(gè)人檔案并標(biāo)注 “離職” 狀態(tài)。
第八條 歸檔材料需符合以下要求：
�。ㄒ唬﹥�(nèi)容真實(shí)、字跡清晰，無(wú)涂改、偽造痕跡；
（二）紙質(zhì)材料規(guī)格為 A4 紙，電子材料格式統(tǒng)一為 PDF 或 Word，分辨率不低于 300dpi；
（三）外文材料需附中文翻譯件，并由翻譯人簽字確認(rèn)。
第四章 檔案保管與保密
第九條 紙質(zhì)檔案保管場(chǎng)所需具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防泄密條件，配備溫濕度計(jì)（溫度控制在 14-24℃，濕度控制在 45-60%）、滅火器、保險(xiǎn)柜等設(shè)備；電子檔案存儲(chǔ)于公司專(zhuān)用服務(wù)器，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限與加密保護(hù)，定期備份（每月至少 1 次全量備份，每周 1 次增量備份）。
第十條 檔案保管期限按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：
�。ㄒ唬┰诼殕T工檔案：長(zhǎng)期保管，直至員工離職后滿 5 年；
�。ǘ╇x職員工檔案：保管期限為離職后 5 年，到期后按本制度第七條規(guī)定銷(xiāo)毀；
�。ㄈ┕竟芾頇n案：保管期限為 10 年，到期后經(jīng)審批可銷(xiāo)毀或轉(zhuǎn)為永久檔案（如涉及重大決策、法律糾紛的.材料）。
第十一條 檔案保密管理要求：
�。ㄒ唬﹥H限人力資源部指定專(zhuān)人（檔案管理員）負(fù)責(zé)檔案的保管與借閱登記，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得接觸檔案；
�。ǘn案管理員需簽訂《保密協(xié)議》，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容（包括員工個(gè)人信息、薪酬數(shù)據(jù)等）；
�。ㄈ﹪�(yán)禁將檔案帶離保管場(chǎng)所，嚴(yán)禁私自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容；若因工作需要復(fù)制，需經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批，并登記復(fù)制用途與數(shù)量。
第五章 檔案利用與借閱
第十二條 檔案利用限于公司人力資源管理、法律合規(guī)、內(nèi)部審計(jì)等工作需求，嚴(yán)禁用于非工作目的。
第十三條 檔案借閱需履行以下流程：
�。ㄒ唬┙栝喨颂顚�(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱事由、檔案名稱(chēng)、借閱期限，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)人力資源部負(fù)責(zé)人審批；
�。ǘ┘堎|(zhì)檔案借閱期限最長(zhǎng)不超過(guò) 7 個(gè)工作日，電子檔案借閱需通過(guò)公司 OA 系統(tǒng)申請(qǐng)?jiān)L問(wèn)權(quán)限，權(quán)限有效期最長(zhǎng)不超過(guò) 3 個(gè)工作日；
（三）借閱人需妥善保管借閱的檔案材料，不得涂改、損壞、丟失；歸還時(shí)，檔案管理員需核對(duì)材料完整性，確認(rèn)無(wú)誤后在臺(tái)賬上簽字注銷(xiāo)。
第十四條 外部單位（如政府部門(mén)、司法機(jī)關(guān)）因公務(wù)需要查閱檔案的，需提供單位介紹信、執(zhí)法證件等有效證明，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由檔案管理員陪同查閱，嚴(yán)禁外部單位自行摘抄或復(fù)制檔案。
第六章 檔案銷(xiāo)毀
第十五條 檔案到期銷(xiāo)毀需履行以下審批流程：
�。ㄒ唬n案管理員在保管期限屆滿前 1 個(gè)月，整理需銷(xiāo)毀的檔案清單，填寫(xiě)《人事檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，附檔案目錄；
�。ǘ┤肆Y源部負(fù)責(zé)人審核清單，確認(rèn)無(wú)留存必要后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重要檔案的，需經(jīng)總經(jīng)理審批；
�。ㄈ⿲徟ㄟ^(guò)后，由檔案管理員與 2 名監(jiān)銷(xiāo)人共同負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀（紙質(zhì)檔案采用粉碎方式，電子檔案采用徹底刪除并覆蓋數(shù)據(jù)的方式），銷(xiāo)毀后監(jiān)銷(xiāo)人需在《銷(xiāo)毀記錄表》上簽字確認(rèn)，記錄表留存?zhèn)洳椤?/p>
第七章 責(zé)任追究
第十六條 若出現(xiàn)以下情形，公司將根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予警告、罰款、降職等處分；構(gòu)成違法的，依法追究法律責(zé)任：
�。ㄒ唬n案材料收集不及時(shí)、不完整，導(dǎo)致管理漏洞的；
（二）擅自涂改、偽造、損毀檔案材料的；
（三）違反保密規(guī)定，泄露檔案內(nèi)容的；
�。ㄋ模┪窗匆�(guī)定流程借閱、銷(xiāo)毀檔案，造成檔案丟失或泄密的。
第八章 附則
第十七條 本制度由人力資源部負(fù)責(zé)解釋與修訂，自發(fā)布之日起施行。
第十八條 以往公司相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。
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第一章 總則
第一條 為規(guī)范小微企業(yè)人力資源檔案管理，降低管理成本，提高工作效率，結(jié)合小微企業(yè)人員規(guī)模小、業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)的特點(diǎn)，制定本制度。
第二條 本制度所稱(chēng)人事檔案，包括員工個(gè)人基礎(chǔ)材料（身份證、學(xué)歷證、勞動(dòng)合同等）與公司管理材料（錄用審批表、考勤記錄、離職清單等），以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔。
第三條 人事檔案由人力資源崗（無(wú)專(zhuān)職人力資源部的，由行政崗兼任）負(fù)責(zé)管理，遵循 “簡(jiǎn)潔實(shí)用、安全可控” 原則，確保檔案真實(shí)、不泄露。
第二章 檔案收集與歸檔
第四條 員工入職 3 日內(nèi)，人力資源崗收集其身份證、學(xué)歷證復(fù)印件（無(wú)需留存原件）、體檢報(bào)告（若有）、勞動(dòng)合同，掃描后存儲(chǔ)為電子檔案，紙質(zhì)材料整理后放入文件柜；
第五條 員工在職期間，考勤記錄、績(jī)效考核表等材料按月整理，電子檔存儲(chǔ)于公司共享盤(pán)（設(shè)置密碼保護(hù)），紙質(zhì)檔按 “月份 - 姓名” 歸檔；
第六條 員工離職時(shí)，離職申請(qǐng)、工作交接單等材料在離職當(dāng)日補(bǔ)充至檔案，標(biāo)注 “離職” 后歸檔。
第三章 檔案保管與保密
第七條 紙質(zhì)檔案存放在帶鎖文件柜，放置于通風(fēng)干燥處；電子檔案存儲(chǔ)于公司電腦或云盤(pán)（僅限管理人員登錄），每季度備份 1 次；
第八條 檔案保管期限：在職員工檔案長(zhǎng)期保管，離職員工檔案保管 3 年，到期后經(jīng)負(fù)責(zé)人審批銷(xiāo)毀；
第九條 嚴(yán)禁向外部泄露員工檔案信息，內(nèi)部人員因工作需要查看的.，需經(jīng)公司負(fù)責(zé)人同意，并登記查看記錄。
第四章 檔案利用與銷(xiāo)毀
第十條 內(nèi)部查看檔案需說(shuō)明用途，由人力資源崗協(xié)助調(diào)取，不得私自復(fù)制；外部單位查閱需提供證明，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批后陪同查看；
第十一條 檔案到期銷(xiāo)毀時(shí)，由人力資源崗列出清單，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后粉碎紙質(zhì)檔案、刪除電子檔案，留存銷(xiāo)毀記錄。
第五章 附則
第十二條 本制度自發(fā)布之日起施行，由公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋。
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第一章 總則
第一條 為適應(yīng)集團(tuán)公司多層級(jí)、跨區(qū)域管理需求，規(guī)范總部與子公司人事檔案管理，確保檔案信息統(tǒng)一、可控，制定本制度。
第二條 集團(tuán)人事檔案實(shí)行 “總部統(tǒng)籌、子公司執(zhí)行、分級(jí)負(fù)責(zé)” 管理模式：
�。ㄒ唬┘瘓F(tuán)人力資源部：負(fù)責(zé)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督子公司執(zhí)行、統(tǒng)籌集團(tuán)級(jí)檔案（如高管檔案、跨子公司調(diào)動(dòng)員工檔案）；
�。ǘ┳庸救肆Y源部：負(fù)責(zé)本公司員工檔案的收集、歸檔、保管，按要求向集團(tuán)報(bào)備檔案信息。
第三條 本制度適用于集團(tuán)總部及各子公司，子公司可結(jié)合實(shí)際制定實(shí)施細(xì)則，但不得低于本制度標(biāo)準(zhǔn)。
第二章 檔案分級(jí)與內(nèi)容
第四條 檔案按管理層級(jí)分為 “集團(tuán)級(jí)檔案” 與 “子公司級(jí)檔案”：
�。ㄒ唬┘瘓F(tuán)級(jí)檔案：包括集團(tuán)高管、總部員工、跨子公司調(diào)動(dòng)員工的檔案，內(nèi)容涵蓋全職業(yè)周期材料（從入職到離職 / 退休）；
�。ǘ┳庸炯�(jí)檔案：包括子公司中層及以下員工檔案，內(nèi)容按通用版制度要求整理，關(guān)鍵信息（如薪酬、晉升）需同步至集團(tuán)系統(tǒng)。
第五條 集團(tuán)建立統(tǒng)一的.人事檔案管理系統(tǒng)，子公司需在員工入職、異動(dòng)、離職后 3 個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，確保集團(tuán)實(shí)時(shí)調(diào)取。
第三章 檔案保管與流轉(zhuǎn)
第六條 集團(tuán)級(jí)檔案由總部人力資源部集中保管，子公司級(jí)檔案由子公司保管，保管條件需符合集團(tuán)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（如電子檔案加密、紙質(zhì)檔案防潮）；
第七條 員工跨子公司調(diào)動(dòng)時(shí)，檔案由原子公司在 10 個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，密封后移交集團(tuán)，再由集團(tuán)轉(zhuǎn)交新子公司，流轉(zhuǎn)過(guò)程需登記《檔案移交臺(tái)賬》，確保無(wú)遺漏。
第四章 監(jiān)督與考核
第八條 集團(tuán)每半年對(duì)各子公司檔案管理進(jìn)行檢查，重點(diǎn)核查檔案完整性、保密情況、系統(tǒng)錄入及時(shí)性；
第九條 檢查結(jié)果納入子公司人力資源工作考核，對(duì)不符合要求的子公司責(zé)令整改，逾期未改的扣減考核分?jǐn)?shù)。
第五章 附則
第十條 本制度由集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)解釋?zhuān)园l(fā)布之日起施行。
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第一章 總則
第一條 為適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)數(shù)字化管理需求，實(shí)現(xiàn)人事檔案 “線上化、智能化、高效化” 管理，結(jié)合電子檔案合規(guī)要求，制定本制度。
第二條 公司人事檔案全面實(shí)行電子歸檔，僅對(duì)核心材料（如勞動(dòng)合同原件）留存紙質(zhì)檔，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。
第三條 電子檔案管理依托公司 HR 系統(tǒng)（如釘釘、企業(yè)微信或?qū)Ｓ?HR 軟件），由人力資源部負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)與權(quán)限管理。
第二章 電子檔案收集與錄入
第四條 員工入職時(shí)，通過(guò) HR 系統(tǒng)上傳個(gè)人材料（身份證、學(xué)歷證等），系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)材料格式與完整性，人力資源崗審核通過(guò)后歸檔；
第五條 員工在職期間，考勤、績(jī)效、培訓(xùn)等數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)同步至個(gè)人檔案，無(wú)需手動(dòng)錄入；涉及獎(jiǎng)懲、調(diào)崗的，由相關(guān)部門(mén)在系統(tǒng)提交申請(qǐng)，審批通過(guò)后自動(dòng)更新至檔案；
第六條 電子檔案需設(shè)置 “版本管理” 功能，每次更新保留修改記錄（修改人、修改時(shí)間、修改內(nèi)容），確�？勺匪�。
第三章 電子檔案安全管理
第七條 HR 系統(tǒng)需具備以下安全防護(hù)功能：
�。ㄒ唬┥矸菡J(rèn)證：采用 “賬號(hào) + 密碼 + 手機(jī)驗(yàn)證碼” 雙重認(rèn)證，敏感操作（如查看薪酬檔案）需人臉識(shí)別；
�。ǘ�(quán)限控制：按 “最小必要” 原則設(shè)置權(quán)限（如部門(mén)負(fù)責(zé)人僅可查看本部門(mén)員工的基礎(chǔ)檔案，不可查看薪酬）；
�。ㄈ⿺�(shù)據(jù)加密：系統(tǒng)傳輸與存儲(chǔ)均采用 AES-256 加密算法，防止數(shù)據(jù)泄露；
�。ㄋ模┤罩居涗洠核胁僮鳎ú榭�、修改、下載）自動(dòng)生成日志，保存期限不低于 5 年。
第八條 嚴(yán)禁將 HR 系統(tǒng)賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人，員工離職時(shí)需立即注銷(xiāo)其系統(tǒng)賬號(hào)權(quán)限，確保檔案安全。
第四章 電子檔案利用與備份
第九條 內(nèi)部利用電子檔案時(shí)，通過(guò)系統(tǒng)提交申請(qǐng)，經(jīng)審批后獲取臨時(shí)訪問(wèn)權(quán)限，權(quán)限到期自動(dòng)失效；
第十條 系統(tǒng)每日自動(dòng)備份電子檔案，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于異地服務(wù)器，定期（每季度）進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)；
第十一條 如需將電子檔案導(dǎo)出為紙質(zhì)檔，需經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批，導(dǎo)出后標(biāo)注 “導(dǎo)出用途”，并登記臺(tái)賬。
第五章 附則
第十二條 本制度自發(fā)布之日起施行，由人力資源部與 IT 部門(mén)共同負(fù)責(zé)解釋。
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第一章 總則
第一條 為強(qiáng)化制造業(yè)員工技能管理，規(guī)范技能檔案收集、更新與利用，助力員工職業(yè)發(fā)展與公司生產(chǎn)需求匹配，制定本制度。
第二條 本制度所稱(chēng) “技能檔案”，是人事檔案的專(zhuān)項(xiàng)補(bǔ)充，記錄員工技能等級(jí)、培訓(xùn)經(jīng)歷、技能證書(shū)、實(shí)操考核結(jié)果等與技能相關(guān)的'材料。
第三條 技能檔案由人力資源部（培訓(xùn)模塊）與生產(chǎn)部門(mén)共同管理，人力資源部負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)籌，生產(chǎn)部門(mén)提供技能考核數(shù)據(jù)。
第二章 技能檔案內(nèi)容
第四條 技能檔案包括以下核心內(nèi)容：
�。ㄒ唬┘寄茏C書(shū)：包括職業(yè)資格證書(shū)（如焊工證、電工證）、公司內(nèi)部技能認(rèn)證證書(shū)，需留存證書(shū)掃描件及有效期；
�。ǘ┡嘤�(xùn)記錄：包括技能培訓(xùn)（如設(shè)備操作培訓(xùn)、質(zhì)量管控培訓(xùn)）的簽到表、培訓(xùn)課件、考核成績(jī)；
�。ㄈ⿲�(shí)操考核結(jié)果：按季度記錄員工技能實(shí)操評(píng)分（如焊接合格率、設(shè)備操作熟練度），由生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；
�。ㄋ模┘寄苌�(jí)記錄：?jiǎn)T工技能等級(jí)提升（如從初級(jí)工升至中級(jí)工）的審批表、升級(jí)考核結(jié)果。
第三章 技能檔案更新與利用
第五條 技能檔案實(shí)行 “季度更新” 機(jī)制：生產(chǎn)部門(mén)每季度末將員工技能考核結(jié)果提交人力資源部，人力資源部在 10 個(gè)工作日內(nèi)更新至檔案；員工獲取新技能證書(shū)的，需在 15 日內(nèi)提交至人力資源部歸檔。
第六條 技能檔案用于以下場(chǎng)景：
�。ㄒ唬⿳徫徽{(diào)配：根據(jù)員工技能等級(jí)匹配生產(chǎn)崗位需求，優(yōu)先安排技能達(dá)標(biāo)員工上崗；
�。ǘ┘寄芘嘤�(xùn)：根據(jù)檔案中員工技能短板，制定針對(duì)性培訓(xùn)計(jì)劃；
（三）薪酬調(diào)整：技能等級(jí)提升的員工，依據(jù)檔案記錄調(diào)整技能工資。
第四章 保管與保密
第七條 技能檔案與人事檔案一并保管，電子檔存儲(chǔ)于 HR 系統(tǒng)技能模塊，紙質(zhì)檔附于人事檔案后；
第八條 技能檔案中的考核結(jié)果、技能等級(jí)等信息僅限人力資源部、生產(chǎn)部門(mén)及員工本人查看，嚴(yán)禁外泄。
第五章 附則
第九條 本制度自發(fā)布之日起施行，由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
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第一章 總則
第一條 為適應(yīng)涉外企業(yè)員工構(gòu)成多元化（含外籍員工、港澳臺(tái)員工）需求，規(guī)范多語(yǔ)言人事檔案管理，確保檔案合規(guī)與信息準(zhǔn)確，制定本制度。
第二條 本制度所稱(chēng) “多語(yǔ)言檔案”，是指員工個(gè)人材料中包含外文（如英語(yǔ)、日語(yǔ)）的部分，需按 “中文為主、外文為輔” 原則管理，確保中外文內(nèi)容一致。
第三條 多語(yǔ)言檔案由人力資源部（國(guó)際人才模塊）負(fù)責(zé)管理，配備具備外語(yǔ)能力的`檔案管理員。
第二章 多語(yǔ)言檔案收集與審核
第四條 外籍 / 港澳臺(tái)員工入職時(shí)，需提供以下材料（中外文對(duì)照）：
（一）護(hù)照 / 港澳臺(tái)居民居住證復(fù)印件（外文部分需附中文翻譯件）；
�。ǘ⿲W(xué)歷 / 學(xué)位證書(shū)（需經(jīng)中國(guó)駐外使領(lǐng)館認(rèn)證或教育部留學(xué)服務(wù)中心認(rèn)證，附中文翻譯）；
�。ㄈ﹦趧�(dòng)合同（需同時(shí)簽訂中文版本與員工母語(yǔ)版本，兩者內(nèi)容沖突時(shí)以中文版本為準(zhǔn)）。
第五條 外文材料翻譯需符合以下要求：
�。ㄒ唬┯蓪�(zhuān)業(yè)翻譯機(jī)構(gòu)或公司指定外語(yǔ)人員翻譯，翻譯人需簽字并注明翻譯日期；
�。ǘ┓g內(nèi)容需完整、準(zhǔn)確，不得增減原文信息；
�。ㄈ┓g件需加蓋公司公章（或翻譯機(jī)構(gòu)公章），確保法律效力。
第三章 檔案保管與利用
第六條 多語(yǔ)言檔案的紙質(zhì)檔與電子檔分開(kāi)標(biāo)注（如 “姓名 - 中文”“姓名 - 英文”），保管條件與中文檔案一致；
第七條 外部單位（如出入境管理部門(mén)）查閱多語(yǔ)言檔案時(shí)，需提供中外文對(duì)照的證明文件，檔案管理員需核對(duì)中外文內(nèi)容一致性后協(xié)助查閱；
第八條 員工本人查看檔案時(shí)，可選擇中文或外文版本，如需復(fù)制，需同時(shí)復(fù)制中外文版本。
第四章 附則
第九條 本制度自發(fā)布之日起施行，由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
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第一章 總則
第一條 為強(qiáng)化人事檔案管理合規(guī)性，通過(guò)定期審計(jì)排查檔案管理漏洞，確保檔案材料真實(shí)、完整、安全，符合《檔案法》《個(gè)人信息保護(hù)法》等法規(guī)要求，制定本制度。
第二條 本制度所稱(chēng) “檔案審計(jì)”，是指由公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或第三方機(jī)構(gòu)，對(duì)人事檔案的收集、歸檔、保管、利用、銷(xiāo)毀全流程進(jìn)行審查，評(píng)估管理規(guī)范性與風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。
第三條 檔案審計(jì)遵循 “客觀公正、全面覆蓋、問(wèn)題導(dǎo)向” 原則，每年開(kāi)展 1 次全面審計(jì)，每季度開(kāi)展 1 次專(zhuān)項(xiàng)抽查（重點(diǎn)核查新入職員工檔案、離職員工檔案）。
第四條 審計(jì)工作由內(nèi)部審計(jì)部牽頭，人力資源部配合提供檔案管理臺(tái)賬、流程記錄等材料；必要時(shí)可聘請(qǐng)外部人力資源合規(guī)機(jī)構(gòu)參與審計(jì)。
第二章 審計(jì)內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)
第五條 檔案審計(jì)內(nèi)容包括以下核心模塊：
�。ㄒ唬n案收集合規(guī)性：核查入職材料是否完整（如身份證、學(xué)歷證原件審核記錄）、外文材料是否附翻譯件、材料是否存在涂改偽造痕跡；
�。ǘw檔及時(shí)性：檢查員工異動(dòng)（調(diào)崗、晉升）、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料是否在規(guī)定時(shí)限內(nèi)歸檔，電子檔案與紙質(zhì)檔案是否同步更新；
�。ㄈ┍９馨踩裕簩彶榧堎|(zhì)檔案保管場(chǎng)所的`防火、防潮、防盜措施是否到位，電子檔案加密、備份、權(quán)限控制是否符合標(biāo)準(zhǔn)；
�。ㄋ模├靡�(guī)范性：核對(duì)借閱臺(tái)賬與審批記錄，檢查是否存在無(wú)審批借閱、超期未還、私自復(fù)制檔案等情況；
（五）銷(xiāo)毀合規(guī)性：核查到期檔案銷(xiāo)毀審批流程是否完整，監(jiān)銷(xiāo)記錄是否齊全，電子檔案是否徹底刪除。
第六條 審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)參照本公司《人事檔案管理通用制度》及國(guó)家相關(guān)法規(guī)，明確 “合格”“整改”“不合格” 三級(jí)判定標(biāo)準(zhǔn)：
（一）合格：材料完整率 100%，流程符合規(guī)定，無(wú)安全風(fēng)險(xiǎn)；
�。ǘ┱模翰牧贤暾� 90%-99%，或流程存在輕微瑕疵（如個(gè)別材料歸檔延遲 3 個(gè)工作日內(nèi)），需限期整改；
（三）不合格：材料完整率低于 90%，或存在重大安全隱患（如檔案泄密、私自銷(xiāo)毀檔案），需嚴(yán)肅追責(zé)并全面整改。
第三章 審計(jì)流程
第七條 檔案審計(jì)按以下流程執(zhí)行：
�。ㄒ唬⿲徲�(jì)準(zhǔn)備（審計(jì)前 15 個(gè)工作日）：審計(jì)部門(mén)制定《檔案審計(jì)方案》，明確審計(jì)范圍、時(shí)間、人員及所需材料，提前 5 個(gè)工作日通知人力資源部；人力資源部整理檔案管理臺(tái)賬、流程文件等，配合審計(jì)工作；
�。ǘ┈F(xiàn)場(chǎng)審計(jì)（5-10 個(gè)工作日）：審計(jì)人員通過(guò)查閱檔案實(shí)物、電子系統(tǒng)記錄、訪談檔案管理員等方式，核查管理情況，記錄問(wèn)題并留存證據(jù)（如拍照、復(fù)印相關(guān)記錄）；
�。ㄈ﹫�(bào)告撰寫(xiě)（審計(jì)后 7 個(gè)工作日）：審計(jì)部門(mén)匯總審計(jì)結(jié)果，撰寫(xiě)《檔案審計(jì)報(bào)告》，明確發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)及整改建議，附相關(guān)證據(jù)材料；
（四）整改落實(shí)（報(bào)告發(fā)布后 30 個(gè)工作日）：人力資源部針對(duì)審計(jì)問(wèn)題制定《整改計(jì)劃》，明確整改責(zé)任人與時(shí)限，完成后向?qū)徲?jì)部門(mén)提交整改報(bào)告；審計(jì)部門(mén)對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)核，確保問(wèn)題閉環(huán)。
第四章 審計(jì)結(jié)果應(yīng)用
第八條 審計(jì)結(jié)果納入人力資源部年度績(jī)效考核：
�。ㄒ唬┤魧徲�(jì)結(jié)果為 “合格”，人力資源部績(jī)效考核加 5 分；
�。ǘ┤魧徲�(jì)結(jié)果為 “整改”，需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成整改，整改合格不扣分，整改不合格扣 3 分；
�。ㄈ┤魧徲�(jì)結(jié)果為 “不合格”，人力資源部績(jī)效考核扣 10 分，且檔案管理員需接受合規(guī)培訓(xùn)，情節(jié)嚴(yán)重的追究管理責(zé)任。
第九條 審計(jì)報(bào)告及整改記錄作為公司檔案管理優(yōu)化依據(jù)，審計(jì)部門(mén)每年度匯總審計(jì)發(fā)現(xiàn)的共性問(wèn)題，提出制度修訂建議，由人力資源部完善相關(guān)管理規(guī)定。
第五章 附則
第十條 本制度由內(nèi)部審計(jì)部與人力資源部共同解釋?zhuān)园l(fā)布之日起施行。
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第一章 總則
第一條 為規(guī)范臨時(shí)員工（合同期限≤6 個(gè)月）、實(shí)習(xí)生（在校學(xué)生）的檔案管理，明確檔案收集范圍與保管要求，避免因人員流動(dòng)性大導(dǎo)致的檔案遺漏或信息泄露，制定本制度。
第二條 臨時(shí)員工 / 實(shí)習(xí)生檔案是公司人事檔案的重要組成部分，管理遵循 “簡(jiǎn)化流程、重點(diǎn)管控、安全保密” 原則，既滿足用工管理需求，又避免過(guò)度收集個(gè)人信息。
第三條 本制度由人力資源部（招聘模塊）負(fù)責(zé)執(zhí)行，臨時(shí)員工所屬部門(mén)、實(shí)習(xí)導(dǎo)師配合提供相關(guān)材料，確保檔案信息準(zhǔn)確。
第二章 檔案收集范圍與要求
第四條 臨時(shí)員工檔案收集以下核心材料（無(wú)需留存原件，留存復(fù)印件或電子檔）：
�。ㄒ唬┥矸莶牧希荷矸葑C復(fù)印件（正反面）；
�。ǘ┯霉f(xié)議：《臨時(shí)勞動(dòng)合同》（需簽字蓋章）；
�。ㄈ┵Y質(zhì)材料：若崗位需特定資質(zhì)（如電工、會(huì)計(jì)），需提供職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件；
�。ㄋ模┙】底C明：近 3 個(gè)月內(nèi)的體檢報(bào)告（僅針對(duì)直接接觸食品、醫(yī)療等崗位）。
第五條 實(shí)習(xí)生檔案收集以下材料：
�。ㄒ唬┥矸莶牧希荷矸葑C復(fù)印件、學(xué)生證復(fù)印件（需加蓋學(xué)校公章）；
�。ǘ⿲�(shí)習(xí)協(xié)議：《實(shí)習(xí)協(xié)議》（需學(xué)生本人、學(xué)校（若要求）、公司三方簽字蓋章）；
�。ㄈ┌踩兄Z：《實(shí)習(xí)安全承諾書(shū)》（明確實(shí)習(xí)期間安全責(zé)任，學(xué)生本人簽字）；
�。ㄋ模⿲W(xué)校證明：由學(xué)校出具的《實(shí)習(xí)推薦信》（注明實(shí)習(xí)期限、專(zhuān)業(yè)匹配度）。
第六條 檔案材料收集要求：
（一）所有材料需由本人提交，人力資源部核對(duì)原件后留存復(fù)印件，注明 “與原件核對(duì)無(wú)誤” 并簽字；
�。ǘ╇娮訖n案按 “臨時(shí)員工 / 實(shí)習(xí)生 - 部門(mén) - 姓名 - 用工期限” 命名，存儲(chǔ)于 HR 系統(tǒng)專(zhuān)屬文件夾，與正式員工檔案區(qū)分；
�。ㄈ┎坏檬占c用工無(wú)關(guān)的材料（如家庭住址、親屬信息等），保護(hù)個(gè)人隱私。
第三章 檔案保管與期限
第七條 臨時(shí)員工 / 實(shí)習(xí)生檔案采用 “電子為主、紙質(zhì)為輔” 的保管方式：
�。ㄒ唬┘堎|(zhì)材料整理后放入專(zhuān)用文件盒，標(biāo)注 “臨時(shí)員工 / 實(shí)習(xí)生檔案”，存放于人力資源部帶鎖文件柜，與正式員工檔案分區(qū)；
（二）電子檔案存儲(chǔ)于公司 HR 系統(tǒng)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（僅限人力資源部招聘崗、用人部門(mén)負(fù)責(zé)人查看），定期備份（每月 1 次）。
第八條 檔案保管期限按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：
（一）臨時(shí)員工檔案：保管至勞動(dòng)合同到期后 1 年，到期后經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批，銷(xiāo)毀紙質(zhì)檔案、刪除電子檔案；
�。ǘ⿲�(shí)習(xí)生檔案：保管至實(shí)習(xí)協(xié)議到期后 6 個(gè)月，到期后按上述流程銷(xiāo)毀，若實(shí)習(xí)生轉(zhuǎn)正，檔案自動(dòng)轉(zhuǎn)入正式員工檔案。
第四章 檔案利用與保密
第九條 臨時(shí)員工 / 實(shí)習(xí)生檔案僅用于以下場(chǎng)景：
�。ㄒ唬┯霉す芾恚汉藢�(shí)身份、資質(zhì)是否符合崗位要求，確認(rèn)用工期限；
�。ǘ┌踩芾恚簩�(shí)習(xí)生安全事故處理時(shí)，查閱《實(shí)習(xí)安全承諾書(shū)》等材料；
�。ㄈ┖弦�(guī)檢查：應(yīng)對(duì)政府部門(mén)（如勞動(dòng)監(jiān)察、教育部門(mén)）檢查時(shí)提供證明材料。
第十條 檔案保密要求：
�。ㄒ唬﹪�(yán)禁將臨時(shí)員工 / 實(shí)習(xí)生檔案用于非工作目的`，不得泄露其身份證號(hào)、學(xué)生證號(hào)等個(gè)人信息；
（二）實(shí)習(xí)生檔案中的學(xué)校信息、實(shí)習(xí)評(píng)價(jià)等材料，需經(jīng)本人同意后，方可提供給學(xué)校；
�。ㄈn案管理員離職時(shí)，需辦理檔案交接手續(xù)，注銷(xiāo)系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限，確保信息安全。
第五章 附則
第十一條 本制度自發(fā)布之日起施行，由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
人力資源檔案管理制度 17
第一章 總則
第一條 為推動(dòng)公司人事檔案從 “紙質(zhì)為主、電子為輔” 向 “全流程數(shù)字化” 轉(zhuǎn)型，明確過(guò)渡期（1-2 年）檔案管理規(guī)則，確保轉(zhuǎn)型過(guò)程中檔案信息不丟失、管理不脫節(jié)，制定本制度。
第二條 轉(zhuǎn)型過(guò)渡期檔案管理遵循 “并行管理、逐步替代、安全可控” 原則：紙質(zhì)檔案與電子檔案同步保管，逐步擴(kuò)大電子檔案應(yīng)用范圍，最終實(shí)現(xiàn) “紙質(zhì)檔案僅存核心材料，電子檔案全面覆蓋”。
第三條 本制度由人力資源部牽頭，IT 部門(mén)提供技術(shù)支持（如 HR 系統(tǒng)升級(jí)、電子簽章對(duì)接），各部門(mén)配合完成歷史紙質(zhì)檔案的電子化掃描工作。
第二章 過(guò)渡期檔案管理規(guī)則
第四條 新入職員工檔案實(shí)行 “電子優(yōu)先” 管理：
�。ㄒ唬﹩T工入職時(shí)，通過(guò) HR 系統(tǒng)上傳個(gè)人材料（身份證、學(xué)歷證等），系統(tǒng)自動(dòng)生成電子檔案，人力資源部審核后，僅留存勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等核心材料的.紙質(zhì)原件，其余材料不再留存紙質(zhì)檔；
（二）電子檔案需添加 “電子簽章” 或 “審核水印”，注明審核人、審核時(shí)間，確保法律效力。
第五條 歷史紙質(zhì)檔案電子化處理：
（一）人力資源部按 “部門(mén) - 年份” 分批整理 2020 年及以后的紙質(zhì)檔案，委托專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)或安排專(zhuān)人掃描（分辨率不低于 300dpi，格式為 PDF），掃描后與原件核對(duì)，確保一致；
�。ǘ⿸呙柰瓿傻碾娮訖n案按 “部門(mén) - 姓名 - 年份” 命名，存儲(chǔ)于 HR 系統(tǒng)歷史檔案模塊，紙質(zhì)原件標(biāo)注 “已電子化” 后，集中存放于公司檔案室，減少日常調(diào)用；
�。ㄈ�2020 年以前的歷史檔案，若用工記錄不完整，僅掃描關(guān)鍵材料（如勞動(dòng)合同、離職證明），其余材料按原保管期限到期后銷(xiāo)毀。
第六條 過(guò)渡期檔案利用規(guī)則：
�。ㄒ唬﹥�(nèi)部日常查詢（如考勤、績(jī)效）優(yōu)先使用電子檔案，通過(guò) HR 系統(tǒng)申請(qǐng)?jiān)L問(wèn)權(quán)限；
�。ǘ┬杼峁┘堎|(zhì)檔案的場(chǎng)景（如司法機(jī)關(guān)調(diào)取、員工個(gè)人查詢），可打印電子檔案（注明 “電子檔案打印件，與原件一致”），加蓋人力資源部公章后使用，減少紙質(zhì)原件調(diào)用；
�。ㄈ┘堎|(zhì)檔案借閱需嚴(yán)格履行審批流程，借閱記錄同步錄入 HR 系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn) “紙質(zhì) + 電子” 雙臺(tái)賬管理。
第三章 技術(shù)支持與安全保障
第七條 IT 部門(mén)需為檔案數(shù)字化提供以下技術(shù)支持：
�。ㄒ唬┥�(jí) HR 系統(tǒng)，增加 “電子檔案上傳、審核、版本管理” 功能，支持電子簽章對(duì)接；
�。ǘ┐罱ó惖貍浞莘⻊�(wù)器，電子檔案每日自動(dòng)備份，每月進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)安全；
�。ㄈ┰O(shè)置 “操作日志” 功能，記錄電子檔案的查看、修改、下載操作，保存期限不低于 5 年。
第八條 過(guò)渡期安全管控要求：
（一）紙質(zhì)檔案電子化過(guò)程中，嚴(yán)禁將材料帶離公司，掃描人員需簽訂《保密協(xié)議》，掃描完成后刪除臨時(shí)存儲(chǔ)文件；
�。ǘ╇娮訖n案訪問(wèn)權(quán)限按 “最小必要” 原則設(shè)置，如部門(mén)負(fù)責(zé)人僅可查看本部門(mén)員工電子檔案，不可修改；
�。ㄈ┒ㄆ冢考径龋╅_(kāi)展檔案安全檢查，重點(diǎn)核查電子檔案加密情況、紙質(zhì)檔案保管狀態(tài)，排查安全隱患。
第四章 轉(zhuǎn)型驗(yàn)收與優(yōu)化
第九條 過(guò)渡期結(jié)束后（轉(zhuǎn)型啟動(dòng)后 2 年），由人力資源部與 IT 部門(mén)共同開(kāi)展轉(zhuǎn)型驗(yàn)收：
�。ㄒ唬�(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：電子檔案覆蓋率達(dá) 100%（核心材料紙質(zhì)原件除外），歷史檔案電子化完成率達(dá) 90% 以上，無(wú)檔案丟失、泄密情況；
（二）驗(yàn)收通過(guò)后，公司正式進(jìn)入 “全流程數(shù)字化” 管理階段，修訂《人事檔案數(shù)字化管理制度》，不再保留過(guò)渡期規(guī)則；
（三）驗(yàn)收未通過(guò)的，延長(zhǎng)過(guò)渡期 6 個(gè)月，針對(duì)問(wèn)題制定整改計(jì)劃，確保達(dá)標(biāo)。
第五章 附則
第十條 本制度由人力資源部與 IT 部門(mén)共同解釋?zhuān)赞D(zhuǎn)型啟動(dòng)之日起施行。
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