物業(yè)檔案管理方案

　　為了確保工作或事情能有條不紊地開展，時常需要預先制定一份周密的方案，方案是計劃中內(nèi)容最為復雜的一種。那么方案應(yīng)該怎么制定才合適呢？以下是小編整理的物業(yè)檔案管理方案，希望對大家有所幫助。

物業(yè)檔案管理方案1

　　檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分，科學的、規(guī)范的檔案管理能有效地為樓宇及公用設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務(wù)。物業(yè)管理的檔案建立與管理必須采用先進電子計算機技術(shù)，通過檔案“集中化、有序化、信息化”科學管理程序，達到資源共享、合理利用的目的。我們擬對園區(qū)內(nèi)所有物業(yè)管理服務(wù)的項目采取標準化、制度化的管理原則，進行系統(tǒng)化處理、智能化運用，由具有專業(yè)素質(zhì)的管理人員進行管理。 一、檔案管理運作環(huán)節(jié)

　　1、資料的收集

　�。�1）設(shè)立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段，由行政部負責檔案的管理。建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對所有檔案資料進行嚴格管理。

　　（2）從規(guī)劃設(shè)計到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料，物業(yè)構(gòu)成的方方面面資源都要進行資料收集。

　　2、資料分類整理

　　收集后的所有信息，由行政助理負責集中整理。根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。

　　3、資料歸檔管理

　�。�1）擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制進行資料的歸檔管理。 （2）采用多種形式的信息貯存方式，有電腦磁盤、CDR、照片等，分別采用相應(yīng)的保管貯存方法。

　�。�3）檔案分類組卷考慮園區(qū)管理實際科學細分，按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號、造冊、編輯、并分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能把其他形式檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和調(diào)用。 （4）檔案的出室必須由行政助理經(jīng)登記后方可借出；

　　入室時，須由行政助理進行檢查，如有破損，立即修復，并追究有關(guān)人員的責任。行政助理需及時收回在外文件，嚴防文件的流失。 （5）嚴格內(nèi)部文件資料的保密制度，需保密文件及區(qū)域必須加密，確保文件的安全。

　�。�6）加強檔案的安全管理，配置消防器材，檔案柜、鎖條例防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮濕的要求。

　　4、檔案的運用

　　采用科學檢查及多媒體查詢的方法，隨時可以查閱調(diào)用所有管理資料如客戶資料、裝修資料、財務(wù)狀況等，文件目錄條理清晰，便于檔案使用查詢、工作的監(jiān)督和檢查。

　　二、檔案資料分類

　�。ㄒ唬┙庸芤平粰n案資料

　　1、產(chǎn)權(quán)資料

　�。�1）規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文

　　（2）建筑許可證、投資許可證、施工許可證

　�。�3）拆遷安置材料

　　2、技術(shù)資料 （1）紅線圖、總平面圖

　�。�2）地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告 （3）工程合同、工程預決算

　�。�4）工程設(shè)計變更、通知及技術(shù)核算單 （5）竣工圖： ①單晶體建筑、結(jié)構(gòu)、竣工圖 ②消防、燃氣、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖

　　（6）房屋、消防、燃氣竣工驗收證明書 （7）鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書 （8）新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

　�。�9）供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備的檢驗合格證書及其設(shè)備技術(shù)資料

　�。�10）砂漿、混凝土試塊、試壓報告 （11）綠化工程竣工圖

　�。�12）其他技術(shù)資料（智能化設(shè)備） （二）管理處自建檔案資料

　　1、物業(yè)資料

　�。�1）服務(wù)區(qū)基本資料

　�。�2）分區(qū)資料

　�。�3）商業(yè)網(wǎng)點資料

　�。�4）娛樂設(shè)施資料

　　2、師生資料

　　（1）師生入住資料 （2）師生宿舍維修檔案 3、日常管理資料 （1）值班表 （2）交接班記錄表 （3）園區(qū)搬出（入）物品登記 （4）日常事務(wù)巡視記錄 （5）事務(wù)回訪登記表 4、車輛管理資料 （1）車輛詳細資料 （2）車位使用協(xié)議 5、裝修資料 （1）裝修申請表（附圖紙） （2）裝修工程隊安全責任書 （3）臨時施工人員登記表 （4）施工單位營業(yè)執(zhí)照 （5）消防責任書 6、維修資料 （1）維修登記表 （2）維修服務(wù)派工單 （3）維修回訪記錄 （4）公共設(shè)施維修記錄 7、治安管理資料 （1）日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄 （2）查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶 （3）物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄 8、設(shè)備管理資料

　�。�1）公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄 （2）機電設(shè)備保養(yǎng)維修運行記錄 （3）設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄 （4）設(shè)備檢查記錄

　　9、校區(qū)文化資料

　�。�1）各項活動計劃及實話記錄 （2）校區(qū)文化活動圖片及錄像記錄 （3）新聞傳媒報導

　　10、員工管理資料

　�。�1）員工個人資料、入職表格 （2）業(yè)績考核及獎懲記錄 11、培訓資料

　　（1）各項培訓計劃及實施記錄 （2）培訓考核記錄

　�。�3）外出考評及參加演練記錄 12、客戶反饋資料 （1）服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表 （2）意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄 （3）投訴及處理記錄表 13、行政文件資料

　�。�1）政府部門文件

　　（2）物業(yè)公司文件

　�。�3）管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件

　�。�4）管理處榮譽一覽表

　�。�5）管理處接待來訪參觀記錄表

　　三、文件管理制度

　　1.目的

　　規(guī)范本公司管理體系運行中文件的管理工作，實施有效的文件控制，確保在各個部門、各個使用場所可獲得適用文件的有關(guān)版本，并防止使用作廢文件。

　　2.適用范圍

　　適用于本公司管理體系文件、包括與體系相關(guān)的外來文件的控制和管理。

　　3.職責

　　3.1行政部是本程序歸口管理部門

　　負責組織公司各層次文件的編制工作；

　　負責公司各層次文件和外來文件的發(fā)放、回收、作廢等管理。

　　3.2其他職能部門

　　負責組織與本部門主要職責有關(guān)的程序、作業(yè)性文件等的編制；

　　負責組織本部門文件評審、修訂。

　　3.3分管主管

　　負責審批職能相關(guān)的作業(yè)性文件。 3.4綜合事務(wù)部

　　負責審批支撐部門出臺的作業(yè)性文件。 3.5 項目經(jīng)理

　　負責本項目管理手冊、程序文件的審批；

　　負責財務(wù)管理、薪酬管理、績效管理、涉及費用方面等文件的審批；

　　負責涉及全公司重大事項的公告、通知等文件的審批； 負責人事任免文件的審批。

　　4.工作程序

　　4.1文件分類。

　　4.4.1管理手冊（含管理方針、目標、組織機構(gòu)、部門職責、管理體系要求等）。

　　4.4.2程序文件。

　　4.4.3作業(yè)性文件（包括：工作標準卡、規(guī)程、規(guī)范、制度等）。 4.4.4記錄表單。

　　4.2 文件的編寫。

　　4.2.1管理手冊。

　　由項目經(jīng)理指定人員編寫。

　　4.2.2程序（辦法）。

　　由相關(guān)職能部門經(jīng)理編寫。

　　4.2.3作業(yè)性文件的編寫。

　　由主管該項工作的職能部門負責人編寫。 4.2.4記錄表單

　　由主管該項工作的職能部門負責人編制。 4.3文件格式

　　各類文件應(yīng)有統(tǒng)一的編制要求與表達形式，具體按公司統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。

　　4.4文件的編號

　　4.4.1公司級文件的編號

　　管理手冊編號：××01-20xx, ××-表示公司簡稱、01表示一層文件、20xx表示發(fā)布年號。

　　4.4.2 程序的編號

　　××02-0N，××—表示公司簡稱， 02-表示二層文件，0N表示序列號。

　　4.4.3作業(yè)性文件編號

　　××02-0N-0N，××—表示公司簡稱， 0N-0N表示二層、三層文件相應(yīng)序列號。

　　4.5文件的審核與批準

　　4.5.1文件的審核

　�。�1） 文件審核的流程為：

　　管理手冊：總經(jīng)理審核批準。

　　程序文件：部門經(jīng)理編制 → 分管領(lǐng)導審核（或會審）。

　　作業(yè)性文件：主管編制→經(jīng)理審核（或會審）。

　�。�2）文件審核的要求

　　文件編寫部門負責組織文件的會審工作，參加文件會審的部門應(yīng)是與此文件相關(guān)的主要執(zhí)行和配合部門。相關(guān)人員審核文件的正確性、可操作性、以及與其他部門職責的接口關(guān)系等。

　�。�3）文件經(jīng)審核，發(fā)現(xiàn)不符合要求的，由編寫部門重新編寫或補充修訂。

　　4.5.2 文件的批準

　　(1) 文件的批準權(quán)限按本辦法第3章“職責”的明確規(guī)定。

　　(2) 批準應(yīng)在文件會審完成后進行，文件的批準應(yīng)確保文件是充分與適宜的。

　　4.6 文件的發(fā)放

　　4.6.1文件發(fā)放范圍

　　文件所涉及的相關(guān)的部門，均應(yīng)能得到文件的有效版本。

　　4.6.2 文件發(fā)放形式：

　�。�1）管理手冊、程序文件（含表單）、作業(yè)性文件（含表單）打印一份，經(jīng)批準后，按文件清單順序裝訂成冊，各項目部分發(fā)一份、總經(jīng)理一份、行政部留底一份；

　　（2）副總、總經(jīng)辦、職能部門需要的文件，轉(zhuǎn)換成PDF格式，《管理手冊》單獨成冊、程序文件和作業(yè)性文件組合成冊，形成文件夾，統(tǒng)一公布在公司的指定的網(wǎng)絡(luò)平臺上，同時以《文件發(fā)放通知單》通知相關(guān)人員，相應(yīng)人員簽名確認。

　　4.6.3 基層單位需要進一步下發(fā)或張貼文件，行政部打印、獨立分發(fā)并做好發(fā)放登記。

　　4.6.4 特殊的領(lǐng)用

　　未列入文件發(fā)放范圍而確需使用文件的人員或部門沒有相應(yīng)文件的，由部門負責人向行政部提出申請，經(jīng)分管總監(jiān)批準后發(fā)放，同時行政部做好發(fā)放記錄。

　　4.7 文件的日常管理

　　4.7.1行政部指定專人負責公司文件管理

　　4.7.2文件管理員和文件持有者應(yīng)妥善保管理好文件（指紙質(zhì)文件），保持文件清晰，防止文件丟失、損壞。

　　4.7.3文件持有者調(diào)離、轉(zhuǎn)崗時，文件管理員應(yīng)及時收回其文件，并做好記錄。

　　4.7.4對密級文件，原文件應(yīng)有密級標識，加蓋“密級文件”印章，并按照相關(guān)保密規(guī)定做好保密工作。

　　4.7.5受控文件不允許復印和外借，需要時可到文件管理部門查閱文件。

　　4.8 文件的評審與更改

　　4.8.1文件的評審、修訂、發(fā)放

　�。�1）已實施的文件應(yīng)定期進行評審，以確保持續(xù)的適宜性。評審周期至少每年進行一次；

　�。�2）過程使用發(fā)現(xiàn)文件問題，可由相關(guān)人員提出，填寫《文件修訂申請表》，經(jīng)原文件審核、批準崗位審核、批準后，由原編寫部門修訂，修訂后按以上程序發(fā)放。

　　（3）發(fā)放新修訂文件時，行政部文件發(fā)放人員應(yīng)收回舊文件。所有被更改的原文件必須由發(fā)放部門收回，進行統(tǒng)一處理（可進行換頁，或作廢），以確保有效文件的唯一性。

　�。�4）文件經(jīng)多次更改，或進行大幅度更改時，應(yīng)進行換版，原版文件及時作廢，換發(fā)新版本。

　　4.9 文件的作廢

　　4.9.1文件作廢時應(yīng)由文件歸口部門填寫《作廢文件處理單》，行政部經(jīng)理審核，文件批準人審批。

　　4.9.2作廢文件要及時從使用部門收回并記錄，以防止作廢文件的非預期使用。如需保留的，在作廢文件上加蓋“作廢”章。

　　4.10 外來文件的控制

　　4.10.1 由各職能部門收集主管單位、外部的各類文件、資料，統(tǒng)一在行政部進行備案登記。對非上級指令性文件，應(yīng)評審其適宜性，以決定分發(fā)的部門。

　　4.10.2 行政部負責將文件呈送公司領(lǐng)導批閱，按領(lǐng)導批閱要求分送至相關(guān)部門傳閱。

　　4.10.3 綜合事務(wù)部負責外來文件的標識和歸檔管理。

　　任何部門或個人，不論以任何方式（外出開會、外出工作、送到廠里或收到郵件等）收到外來文件（如：國際標準、國家標準、行業(yè)標準、國家法令、法規(guī)、集團公司文件等），都應(yīng)把外來文件交到行政部，識別并確認其適用性，需要下發(fā)的外來文件應(yīng)經(jīng)過分管領(lǐng)導審批。

　　四、電子檔案管理制度

　　1.目的

　　規(guī)范公司電子檔案管理。

　　2 范圍

　　適用于公司電子檔案管理。

　　3.工作職責

　　編輯相關(guān)部門：對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應(yīng)當由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機構(gòu)或人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。

　　電子文件形成部門：負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監(jiān)督。

　　綜合事務(wù)部負責電子文件的管理，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

　　4.工作要點

　　4.1歸檔方法

　　4.1.1 應(yīng)明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。

　　4.1.2為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。

　　4.1.3 歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

　　4.1.4 具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

　　4.2編輯電子文件的收集與積累

　　4.2.1 收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.2.2 收集積累要求

　�。�1）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。

　�。�2）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關(guān)系。

　　（3）在“無紙化”計算機辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。

　　（4）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。

　�。�5）用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標準壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

　�。�6）用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

　�。�7）用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。

　　（8）用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時應(yīng)注意收集其屬性標識和相關(guān)軟件。

　　（9）由計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應(yīng)注意參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。

　�。�10）通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。

　�。�11）計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

　　4.2.3 收集、積累方法

　�。�1）及時按照要求制作電子文件備份。

　�。�2）每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

　　（3）電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

　�。�4）電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

　�。�5）電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件；

　　U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數(shù)據(jù)文件。

　　4.3電子文件的整理

　　4.3.1 電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中。

　　4.3.2 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機讀目錄。

　　4.3.3 歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。 電子文件的歸檔 應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。

　　4.3.4歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.3.5歸檔時間邏輯歸檔應(yīng)實時進行，物理歸檔應(yīng)定期完成。

　　4.3.6 檢測在進行電子文件歸檔工作時，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進行檢測。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

　　4.3.7 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主，鑒定結(jié)果，在電子文件的機讀目錄上制作相應(yīng)的標只。

　　4.3.8有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

　　4.4保管期限的劃分。

　　電子文件保管期限的劃分，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.5 歸檔要求

　　4.5.1 把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作.

　　4.5.2 本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。

　　4.5.3 存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標簽，標簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。

　　4.5.4 將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

　　4.5.5 需要長期保存的電子文件應(yīng)當把歸檔電子文件與相應(yīng)的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

　　4.5.6 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。

　　4.5.7 在網(wǎng)絡(luò)中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。 電子檔案的移交與保管 電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行保管。 5.檢驗

　　5.1 檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗，合格率應(yīng)達到100%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達到100%。

　　5.2 檢驗項目

　　5.2.1 載體有劃痕，是否清潔。

　　5.2.2 有無病毒。

　　5.2.3 核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。 5.2.4 核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。 5.3 保管要求

　　電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。

　　5.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。

　　5.3.2 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃— 24℃；相對濕度選定范圍：45%—60%。

　　5.3.3 存放時應(yīng)注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。 5.3.4 電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。

　　5.4 存效性保證

　　5.4.1 每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。

　　5.4.2 每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復措施。

　　5.4.3 設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的'兼容性，如不兼容，應(yīng)進行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時保留時間不少于3年。

　　5.4.4 磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

　　5.4.5 定期檢驗結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。

　　5.5 利用

　　5.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。

　　5.5.2 利用時使用拷貝件。

　　5.5.3 利用時要遵守保密規(guī)定。

　　5.5.4 利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

　　5.5.5 具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時必須符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

　　5.6 電子檔案的銷毀鑒定。

　　5.6.1 電子檔案的銷毀鑒定，按國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.6.2 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實施。 5.6.3 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

　　5.7 統(tǒng)計檔案保管部門應(yīng)及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統(tǒng)計。

　　五、記錄管理制度

　　1.目的

　　對管理體系所要求的記錄予以控制，為確認管理系統(tǒng)的有效運行提供可證實及可追溯性依據(jù)，同時為采取糾正和預防措施以及改進管理系統(tǒng)提供信息。

　　2.適用范圍

　　適用于項目部各種記錄的管理。

　　3.職責

　　3.1 各職能部門、項目部經(jīng)理助理負責記錄的歸口管理。

　　3.2各文件的編寫人員負責記錄的格式編制。

　　3.3各崗位人員負責如實填寫各表格。

　　3.4項目部各部門主管負責日常記錄收集，并按周上交經(jīng)理助理。

　　3.5 記錄的填寫人員對所記錄的每一數(shù)據(jù)、文字負責。

　　4.工作程序

　　4.1記錄表單的設(shè)計與標識

　　4.1.1各文件的編寫人員負責記錄的格式編制。

　　4.1.2 各崗位的記錄格式隨原文件一起審批。

　　4.1.3 各相關(guān)人員可根據(jù)工作需要，提出記錄格式設(shè)計更改。

　　4.1.4綜合事務(wù)部應(yīng)建立《記錄控制清單》，內(nèi)容包括：記錄的名稱、保存單位、保存時間等。

　　4.2記錄的填寫

　　4.2.1記錄由具體工作人員用水筆填寫，并做到及時、準確、完整、清晰。填寫人，應(yīng)履行簽字手續(xù)。

　　4.2.2 如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用原數(shù)據(jù)劃一橫線，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，簽上更改人的姓名及日期。不允許用涂改液或?qū)㈠e誤處涂黑。

　　4.3記錄的收集

　　4.3.1記錄的收集，由各部門主管收集，每周一次上交經(jīng)理助理。

　　4.4記錄的編目

　　各部門、經(jīng)理助理根據(jù)便于檢索的原則進行，分類、按時間順序造冊存檔，綜合事務(wù)部對項目部執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。

　　4.5記錄的保管、歸檔

　　各部門、項目經(jīng)理助理必須把所有記錄分類，并按一定日期每年（或每月）整理好，存放于通風干燥的地方，所有的記錄保持清潔、字跡清晰。每半年一次匯總上交綜合事務(wù)部，綜合事務(wù)部對各項目部執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。

　　4.6記錄的借閱和復制

　　4.6.1保管的記錄應(yīng)便于檢索，需借閱，經(jīng)相應(yīng)部門負責人批準，由記錄管理人登記備案。

　　4.6.2 對已歸檔的記錄，應(yīng)經(jīng)部門負責人批準后方可借閱，填寫借閱記錄。借閱的記錄，應(yīng)按期歸還。逾期不還，由記錄管理人員負責追回。重要的記錄只

　　允許借閱副本或在保存地點查閱，且不得復印。記錄管理人員應(yīng)做好記錄查閱、借閱記錄。

　　4.7記錄的廢棄

　　已到保管期限的記錄，在保管期限的年末，行政部負責經(jīng)主管領(lǐng)導同意后統(tǒng)一銷毀。

　　六、建立標準化的圖、檔、卡、冊、表

　　為了避免服務(wù)中心在服務(wù)物業(yè)管理活動原始記錄的隨意性，必須建立起標準化的圖、檔、卡、冊、表等。他們是物業(yè)檔案資料常見的形式與內(nèi)容相結(jié)合的產(chǎn)物、建立使用時要相對穩(wěn)定、分類妥善管理。 1、圖是指在實地查丈的基礎(chǔ)上，對照1:300房地產(chǎn)分幅平面圖，根據(jù)管理需要繪制的各類房屋平面圖。包括房屋分棟平面圖、房屋分戶平面圖、房屋分層分間平面圖、產(chǎn)業(yè)概況平面圖以及房屋竣工圖、體內(nèi)線路圖、管道走向圖、污井下水道位置圖等 2、檔是指在管理活動中形成的各類文字材料。由于其數(shù)量大、種類多、因此成為物業(yè)檔案資料的主要成分。包括：房屋接管、變更、注銷通知單和回報單，房屋接管驗收記錄，管理合同副本，房屋產(chǎn)權(quán)證副本，陪屋單，租賃憑證副本，租金測估計算表，分戶過戶報告，買賣過戶通知單，交換過戶通知單，增搭建處理記錄，業(yè)主和用戶來訪記錄以及各類統(tǒng)計資料表格等。

　　3、卡是指根據(jù)管理工作需要而制作的產(chǎn)業(yè)目錄卡、設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。卡的特點是：內(nèi)容濃縮、檢索方便。 4、冊是指為了提高管理效率而建立的房屋建筑設(shè)備手冊（大手冊）、房屋使用手冊（小手冊）、綠化管理手冊、業(yè)主和使用人交費記錄手冊等。

　　5、表是指根據(jù)管理工作的需要而設(shè)立的各類表格。包括：房屋驗收質(zhì)量登記表、樓宇入伙進度表、居民情況登記表、房屋裝修申請表、居民欠費情況表。

　　七、建立動態(tài)管理機制

　　由于物業(yè)檔案資料管理具有動態(tài)性，因此必需建立動態(tài)管理機制。凡是管理程序的各個環(huán)節(jié)、都要要求有關(guān)人員進行及時性、經(jīng)常性、完備性的動態(tài)注記。動態(tài)注記可分為以下兩種： 1、隨時動態(tài)。即結(jié)合日常管理業(yè)務(wù)隨時進行的動態(tài)注記。例如，大手冊、小手冊中的各項內(nèi)容，設(shè)備保養(yǎng)卡上的維修更新記錄，文件袋內(nèi)資料增減注記封面記錄等。

　　2、定期動態(tài)。即按規(guī)定期限進行的動態(tài)注記。例如，產(chǎn)業(yè)基本情況統(tǒng)計資料每年結(jié)合年報調(diào)整統(tǒng)計一次。房屋完損等級除了大修、中修、綜合維修時注記外，每年度需結(jié)合房屋普查注記普查資料，并在大手冊上全面動態(tài)校正一次。年終結(jié)合年報調(diào)整統(tǒng)計數(shù)字。每年上門核對一次小手冊的有關(guān)內(nèi)容，如有變動及時注記，等等。

物業(yè)檔案管理方案2

　　為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

　　一、資料或檔案的收集與保存

　　首先,在物業(yè)接管移交時,要力爭全面、準確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

　　二、資料或檔案的整理與分類

　　所有原始資料應(yīng)當統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

　　1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

　　2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機構(gòu)詳細資料登記表,進出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機構(gòu)房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的'業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復印件等。

　　3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計平面圖、裝修竣工圖等。

　　4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

　　5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀錄等。

　　6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

　　7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

　　三、資料或檔案的歸檔

　　對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進行歸檔保存。

　　1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計算機磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

　　2.對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計算機中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴格控制借閱。

　　3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

　　4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標志貼應(yīng)當貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

　　5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)�檔案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

　　6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進出,以保證檔案的安全和完善。

　　7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

　　四、資料或檔案的運用

　　工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負責人批準方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。

　　五、業(yè)主檔案的跟蹤

　　當業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時,服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

　　六、過期資料或檔案的銷毀

　　對于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標注作廢標記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導批準后可進行銷毀,但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

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